Что делать если фсс неправильно оплатил больничный лист по уходу за ребенком

Добавил пользователь Skiper
Обновлено: 19.09.2024

Пособия, не принятые к зачету ФСС

Причин, по которым ФСС не принимает к зачету пособия, может быть множество:

допущена счетная или иная ошибка;
нет необходимых подтверждающие документов;
у организации, выдавшей документ о временной нетрудоспособности, отсутствует лицензия;
другие причины.

Излишне выплаченные суммы пособий можно:

удержать с работника:
- добровольно:
  - если сотрудник готов добровольно вернуть излишне выплаченные суммы и написал соответствующее заявление;
  - если при расчете была допущена счетная ошибка,
  - если сотрудник предоставил документы с заведомо неверными сведениями, которые повлияли на получение пособия или его размер;
  Что делать, если Фонд не принял пособие к зачету:
  - сторнировать суммы пособия не принятые к зачету;
  - удержать их с сотрудника или списать на расходы;
  - доначислить НДФЛ и взносы;
  Зачастую проверяющие настаивают на доначислении НДФЛ и взносов с не зачтенных сумм, однако судебная практика сложилась в пользу работодателя. Об этом в публикации: Суды против начисления взносов по непринятым к зачету пособиям.
  - отразить операции в бухгалтерском и налоговом учетах;
  - уплатить в бюджет возникшую недоимку, пени, доначисленные налоги и взносы;
  - сформировать корректирующую отчетность Расчет по страховым взносам .
  Далее рассмотрим на примерах, какие корректировки в ЗУП необходимо сделать, чтобы сдать корректирующие отчеты Расчет по страховым взносам .
  
  Пример 1. Корректировка в связи с ошибочным начислением пособия внешнему совместителю
  
  Сотрудница Ноготкова Н.Н. работает в организации внешним совместителем с 01.07.2017 года. В июне 2018 года, сотрудница предоставляет в организацию больничный лист для оплаты Отпуска по беременности и родам . Сотруднице рассчитано и выплачено пособие по больничному. В ноябре 2018 сотрудница пишет заявление об Отпуске по уходу за ребенком и ей назначаются и выплачиваются Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет и Пособие по уходу за ребенком до 3-х лет .
  
  В Июле 2019 года обнаруживается, что начисления по месту работы внешним совместителем выполнены ошибочно. Необходимо отсторнировать начисленные суммы пособий ( Отпуск по уходу за ребенком , Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет и Пособие по уходу за ребенком до 3-х лет ) и сдать корректировки Расчета по страховым взносам за все периоды, начиная с отчета за полугодие 2018 года.
  
  Отразим сторно начисленных пособий:
  1. Сформируем исправление документа Больничный лист , в котором снимаем флажок Назначить пособие с на вкладке Оплата :
    В результате на вкладке Пересчет прошлого периода происходит сторнирование начисления Отпуск по беременности и родам :А на вкладке Начислено(подробно) назначается неоплачиваемое начисление Неоплачиваемые дни отпуска по беременности и родам :
  2. В документе Отпуск по уходу за ребенком ( Зарплата – Отпуска по уходу и возвраты из отпуска – Отпуск по уходу за ребенком ) также снимем флажки о назначении пособий:
  После этого в сервисе Перерасчеты ( Зарплата – Сервис – Перерасчеты ) сформируются строки о необходимости перерасчета пособий:
  
  Документ, в котором будет произведен сам перерасчет, зависит от настройки Выполнять доначисление, перерасчет отдельным документом ( Настройка –Расчет зарплаты ):
  
  Если флажок Выполнять доначисление, перерасчет отдельным документом НЕ установлен:
  - перерасчет произойдет автоматически при следующем расчете заработной платы в документе Начисление зарплаты и взносов на вкладке Доначисления, перерасчеты ;
  - для перерасчета можно ввести документ Доначисление, перерасчет вручную.
  Если флажок Выполнять доначисление, перерасчет отдельным документом установлен:
  - перерасчет всегда происходит в документе Доначисление, перерасчет .
  Документ Доначисление, перерасчет ( Зарплата – Доначисления, перерасчеты – Доначисление, перерасчет ) можно ввести непосредственно из сервиса Перерасчеты по кнопке Доначислить сейчас :
  
  В результате перерасчета начисленные пособия будут отсторнированы:
  
  Если сформировать Расчет по страховым взносам за периоды, за которые сделан перерасчет и за текущий период (9 месяцев 2019 года), то мы увидим, что в Приложении 3 к Разделу 1 корректирующие отчеты заполняются без изменений: исходными начисленными суммами пособий. Все сторнированные пособия попали в отчет текущего периода со знаком минус.
  
  Корректирующий отчет за 2018 год выглядит следующим образом:
  
  Отчет за 9 месяцев 2019 года:
  
  Это неверно, поэтому для корректного заполнения Приложения 3 к Разделу 1 Расчета по страховым взносам в корректирующих отчетах и в отчете текущего периода внесем исправления документом Перенос данных ( Администрирование – Переносы данных ) по регистрам накопления Пособия по социальному страхованию и Пособия по уходу за ребенком .
  
  Заполняем документ Перенос данных следующим образом:
  
  Корректировка по регистру Пособия по социальному страхованию :
  
  Корректировка по регистру Пособия по уходу за ребенком :
  
  После этого и в отчете за текущий период и в корректирующих отчетах Расчет по страховым взносам за прошлые периоды Приложения 3 к Разделу 1 Расчета по страховым взносам заполнятся корректно, т.е. с учетом отсторнированных сумм пособий.
  
  Корректирующий отчет за 2018 год:
  
  Отчет за 9 месяцев 2019 года:
  
  Отчет за 9 месяцев 2019 года до корректировки:
  
  Корректировка документом Перенос данных по регистру Расчеты с фондами по страховым взносам :
  
  После корректировки строка 070 Приложения 2 к Разделу 1 отчета за 9 месяцев 2019 г. заполняется верно – нулевыми суммами расходов по страхованию:
  
  Посмотрим также заполнение строки 070 Приложения 2 к Разделу 1 в корректирующих отчетах за прошлые периоды на примере отчета за 2018 год. До корректировки в строку 070 ошибочно включаются суммы пособий, хотя они отсторнированы:
  
  После корректировки строка 070 Приложения 2 к Разделу 1 отчета 2018 г. заполняется верно:
  
  Пример 2. Корректировка в связи с неверно указанной датой события по пособию
  
  В Феврале 2019 сотруднику Лютикову В.Б. было начислено Пособие при рождении ребенка за счет ФСС в сумме 17 479,73 руб.:
  
  В Июле 2019 выяснилось, что в документе Единовременное пособие за счет ФСС ( Зарплата – Все начисления — Единовременное пособие за счет ФСС ) была неверно установлена Дата события и ошибочно выплачено пособие с учетом индексации. (Ребенок родился в Январе 2019 и пособие полагается в размере актуальном на Январь 2019, т.е. в размере 16 759,09 руб.).
  
  Необходимо пересчитать пособие и сдать корректирующие отчеты Расчет по страховым взносам за 1 квартал 2019 и полугодие 2019 года.
  
  В первую очередь исправляем начисление: делаем исправление документа Единовременное пособие за счет ФСС , в котором указываем корректную Дату события :
  
  Создаем документ Перенос данных ( Администрирование – Переносы данных ), в котором корректируем регистр накопления Пособия по социальному страхованию . Принцип корректировки аналогичен Примеру 1, но поскольку изменения происходят в течение одного календарного года, нужно изменить только сумму пособия на сумму разницы:
  - 17 479,73 (исходная сумма пособия) – 16 759,09 (сумма исправленного пособия) = 720,64 руб.
  Также скорректируем регистр Расчеты с фондами по страховым взносам для корректного заполнения строки 070 Приложения 2 к Разделу 1 Расчета по страховым взносам .
  
  Отчет за 9 месяцев 2019 года до корректировки:
  
  Корректировка документом Перенос данных по регистру Расчеты с фондами по страховым взносам :
  
  После корректировки строка 070 Приложения 2 к Разделу 1 заполняется верно:
  
  В корректирующем отчете за 2018 год строка 070 Приложения 2 к Разделу 1 также заполняется верно – суммой пособия с учетом исправления:
  
  Также необходимо скорректировать и данные в Разделе 3 Расчета по страховым взносам . Исправленная сумма пособия полностью попадает в отчет за 9 месяцев 2019 года:
  
  А в корректирующий отчет за 1 квартал 2019 сумма пособия совсем не попадает:
  
  Необходимо, чтобы в отчете за 1 квартал 2019 была отражена сумма пособия с учетом исправления.
  
  Добавляем в документ Перенос данных корректировку по регистру накопления Учет доходов для исчисления страховых взносов :
  
  После этого в корректирующем отчете за 1 квартал 2019 года отражается сумма пособия с учетом корректировки:
  - 44 259,09 (графа 210) – 27 500,00 (графа 220) = 16 759,09 руб.
  В отчете за 9 месяцев 2019 года сумма пособия не отражается:
  
  По ошибке справка о заработке с предыдущего места работы для сотрудника Одуванчикова П. В. была внесена дважды. В Декабре 2018 и в Мае 2019 сотруднику было начислено пособие по больничным листам исходя из неверных данных в сумме 9 212,04 руб. и 6 615,20 руб. соответственно:
  
  Необходимо в Июле 2019 пересчитать пособия и подать корректирующие отчеты Расчет по страховым взносам за 2018 год и полугодие 2019 года.
  
  Одуванчиков уволен 18.06.2019 г.
  
  Проверяющие настаивают на переквалификации излишне начисленных сумм пособий в облагаемые и доначислении страховых взносов.
  
  В первую очередь, следует устранить причину возникновения ошибки: снять проведение одну из Справок для расчета пособий (входящая) ( Зарплата – Справки для расчета пособий — Справка для расчета пособий (входящая) ). Затем ввести исправления документов Больничный лист :
  - 1 578,99 (исправленная сумма пособия за счет работодателя) – 2 303,01 (исходная сумма пособия за счет работодателя) = -724,02 руб.
  - 4 736,97 (исправленная сумма пособия за счет ФСС) – 6 909,03 (исходная сумма пособия за счет ФСС) = -2 172,06 руб.
  - 1 977,36 (исправленная сумма пособия за счет работодателя) – 2 480,70 (исходная сумма пособия за счет работодателя) = -503,34 руб.
  - 3 295,60(исправленная сумма пособия за счет ФСС) – 4 134,50 (исходная сумма пособия за счет ФСС) = -838,90 руб.
  Аналогично предыдущим примерам, скорректированная сумма пособия попадает в Расчет по страховым взносам только текущего периода (9 месяцев 2019 года). Чтобы заполнить корректирующие отчеты необходимо сделать корректировку документом Перенос данных ( Администрирование – Переносы данных ) по регистру накопления Пособия по социальному страхованию .
  
  Аналогичным образом следует скорректировать и регистр Расчеты с фондами по страховым взносам для корректного заполнения строки 070 Приложения 2 к Разделу 1 Расчета по страховым взносам на суммы пособий за счет ФСС:
  
  Затем следует переквалифицировать доходы в облагаемые. Сторно необлагаемого дохода уже прошло в документе исправлении Больничный лист . Необходимо ввести доход по виду Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами на сумму этого сторно. Это удобно сделать в документе Перерасчет страховых взносов ( Налоги и взносы – Перерасчеты страховых взносов — Перерасчет страховых взносов ).
  
  Для перерасчета за разные календарные годы требуется создать отдельный документ, в котором в шапке указать Расчетный период – год за который проводится перерасчет, и Месяц регистрации – месяц, в котором производится перерасчет.
  
  Данные о доходе нужно внести на вкладке Сведения о доходах :
  - 2 172,06 (излишне начисленное пособие за счет ФСС) + 724,02 (излишне начисленное пособие за счет работодателя) = 2 896,08 руб.
  - 838,90 (излишне начисленное пособие за счет ФСС) + 503,34 (излишне начисленное пособие за счет работодателя) = 1 342,24 руб.
  Затем по кнопке Рассчитать получаем суммы взносов, которые рассчитываются автоматически:
  
  При перерасчете взносов в течение одного расчетного периода (доход скорректирован за Май 2019 в Расчетном периоде 2019 год) перерасчет взносов ФСС (несч. случ.) отражается текущим периодом:
  
  За 1 полугодие 2019 года корректирующий регламентированный отчет 4-ФСС сдавать не потребуется, и корректировка дохода и доначисленные взносы отразятся в 4-ФСС в периоде корректировки – Июле 2019 года. А за 2018 год потребуется сформировать также и корректирующий отчет 4-ФСС .
  
  Заполнение Раздела 3 корректирующего Расчета по страховым взносам за 2018 год в результате такой корректировки:
  
  Заполнение Раздела 3 корректирующего Расчета по страховым взносам за 1 полугодие 2019 года в результате корректировки:
  - 22 000 (Сумма заработной платы за Май 2019) + 1 342,24 (сумма пособия переквалифицированного в облагаемый доход) = 23 342,24 руб.
  - 23 342,24 (База для исчисления взносов) * 22% (Тариф по ОПС) = 5 135,29 руб.
  Помогла статья?
  Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
  
  Похожие публикации
  Карточка публикации
  
  (2 оценок, среднее: 5,00 из 5)
  
  Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
  Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
  Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>
  
  Все комментарии (2)
  
  А как быть с НДФЛ при такой корректировке?
  
  Добавить комментарий Отменить ответ
  
  Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.
  
  Вы можете задать еще вопросов
  
  Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
  
  Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
  регламентом БухЭксперт8.ру >>
  
  Проактивная выплата пособий ФСС с 2022 года
  
  Ошибка ЗУП 3.1 - доход в Приложении 1 к 6-НДФЛ может разбиваться на 2 строки
  
  Исправление ошибок в учете по НДФЛ
  
  Здравствуйте.
  Посмотрела вебинары по страховым взносам и НДФЛ.
  ЕЛЕНА, ОГРОМНОЕ Вам спасибо за Ваш труд! Всегда актуально, очень информативно.
  Удачи Вам и всей Вашей команде профессионалов.
  Огромное Вам всем СПАСИБО!
  С уважением, Елена.
  
  Служащий отдает документ или номер электронного листка в бухгалтерию. Бухгалтер заполняет расчетную часть, формирует реестр и направляет пакет документов в ФСС. Специалисты фонда проверяют сведения, начисляют и уплачивают пособие. Федеральный закон № 255-ФЗ от 29.12.2006 регулирует, через сколько дней ФСС перечисляет больничный по болезни — через 10 дней после получения листка от организации-страхователя (ст. 15 255-ФЗ).
  
  Работодатели по-прежнему рассчитываются с сотрудниками за первые 3 дня болезни. Но есть и исключения: Соцстрах полностью погашает временную нетрудоспособность по беременности и родам, уходу за больным членом семьи, карантину служащего или его ребенка возрастом до 7 лет. Страховые пособия на стационарное протезирование (по медицинским показаниям), санаторно-курортное лечение после оказания работнику медицинской помощи тоже оплачивается за счет Фонда в полном объеме.
  
  Пособия за счет ФСС оплачиваются через 10 дней после получения Соцстрахом всех необходимых документов от работодателя. Выплаты за первые три дня болезни производит работодатель. Смотрите в локальных нормативах по оплате труда, через какое время после сдачи больничного выплачивают деньги организации — в ближайшую выплату зарплаты или аванса.
  
  Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оплатить больничный лист внешнему совместителю. Используйте эти инструкции бесплатно.
  
  Почему задерживают выплаты
  
  Страхователь обязан передать заполненный листок нетрудоспособности и сопроводительные документы в ФСС. Только после этого сотруднику выплатят пособие. Предельный срок оплаты больничного листа ФСС работнику с момента его сдачи — 10 дней, срок передачи листка от страхователя в Соцстрах — 5 дней.
  
  Если работодатель нарушает срок перечисления своей части пособия (первые 3 дня), он заплатит штраф и пеню за каждый просроченный день (ст. 236 ТК РФ, ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ). При нарушении сроков перечисления средств от ФСС работнику необходимо разобраться, почему произошла такая задержка и когда придут деньги.
  
  Положениями 255-ФЗ установлено, через сколько дней ФСС оплачивает больничный лист на банковскую карту в 2021 году: Соцстрах производит расчет с застрахованным лицом в течение 10 дней (ч. 2 ст. 15 255-ФЗ). Работник проверяет статус оплаты листа в специальной информационной системе Соцстраха — личном кабинете застрахованного лица. Если больничный оплатили, ему присваивают статус 080. Если деньги не пришли в срок, работник обращается в Соцстрах за разъяснениями.
  
  Основные причины несвоевременной оплаты листка нетрудоспособности:
  1. Врач или страхователь ошиблись при заполнении документа.
  2. Работник указал неправильные (недействительные) реквизиты банковской карты или счета для перечисления средств.
  3. Работодатель несвоевременно отправил или не отправил листок работника.
  4. Бухгалтер не приложил в заявку на оплату сопроводительные документы, не сформировал реестр.
  5. В системе Соцстраха произошли технические сбои.
  Если задержка произошла по вине Фонда социального страхования, работник вправе затребовать компенсацию.
  
  Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как работнику получить выплаты при несчастном случае на производстве. Используйте эти инструкции бесплатно.
  
  Куда обращаться, если больничный не оплатили
  
  ФСС на официальном сайте разъясняет, как узнать, когда придут деньги за больничный лист, — обратиться в территориальное ведомство лично или позвонить на горячую линию. Для каждого субъекта РФ открыты региональные горячие линии Соцстраха.
  
  А вот куда звонить по поводу больничного листа в Санкт-Петербурге:
  
  Узнайте по телефонам территориальных ведомств, в течение какого времени должны оплатить больничный, назвав номер листка нетрудоспособности. Если больничный заполнен правильно и страхователь передал все требуемые документы, то пособие перечислят в течение 10 дней.
  
  Как работаем и отдыхаем в 2022 году ?
  
  ФСС может не принять пособия к зачету. Предприниматель не может проигнорировать это решение органов. Он должен правильно учесть расходы, не принятые к учету, внести исправительные записи.
  
  Вопрос: По результатам камеральной проверки ФСС РФ не принята сумма пособия к зачету из-за неправильно оформленного больничного листа. Сумма пособия с работника не взыскана. Нужно ли и каким образом внести корректировки в расчет по страховым взносам?
  Посмотреть ответ
  
  Причины неприятия пособий к зачету
  - Средства выплачены на основании неправильно оформленных документов.
  - Были нарушены законы о соцстраховании.
  - Документация вообще отсутствует.
  Вопрос: Организация выплатила работнице пособие по беременности и родам, сумму которого ФСС РФ не принял к зачету. Организация уведомлена, что сумма пособия по беременности и родам, не зачтенная ФСС РФ, подлежит обложению страховыми взносами. Правомерно ли это?
  Посмотреть ответ
  
  К СВЕДЕНИЮ! ФСС может обнаружить признаки того, что фирма искусственно создала условия для выплаты пособий. К примеру, это могут быть подделанные листы нетрудоспособности.
  
  Варианты действий
  
  Если ФСС не приняла пособия к вычету, существует два варианта действий:
  1. Оспаривание решения.
  2. Внесение изменений в учет.
  Варианты действий зависят от нюансов конкретной ситуации.
  
  Вопрос: ФСС РФ отказал в зачете части пособия по беременности и родам по причине искусственного завышения оклада работнице перед декретным отпуском. Организация не согласилась и направила документы в суд. Каков порядок обложения НДФЛ в период судебного разбирательства? Должен ли страхователь после принятия решения ФСС РФ об отказе исчислить с отказной суммы пособия НДФЛ и представить налоговую отчетность?
  Посмотреть ответ
  
  Особенности оспаривания
  
  Оспаривание возможно только в том случае, если решение о непринятии пособий принималось на базе субъективных причин. То есть служба не обосновала свое решение. Иск нужно подавать в адрес самой ФСС. В заявлении требуется изложить все обстоятельства дела, приложить подтверждающие документы.
  
  Вопрос: В результате ошибки, допущенной при исчислении пособия по беременности и родам, организация выплатила работнице данное пособие на 2 000 руб. больше, чем положено. ФСС РФ обнаружил это при проведении камеральной проверки и не принял к зачету расходы в размере 2 000 руб. Позднее, в день выплаты годовой премии организация удержала НДФЛ с данной суммы. Как заполнить разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ? Вправе ли налоговый орган привлечь организацию как налогового агента к ответственности по ст. 123 НК РФ?
  Посмотреть ответ
  
  Часто незачет выполняется тогда, когда есть ошибки в листе нетрудоспособности. К примеру, это могут быть следующие ошибки:
  - Неправильное указание возраста.
  - Сокращено наименование фирмы.
  - На листе присутствуют пустые ячейки.
  - Присутствуют кавычки, запятые.
  - Есть очевидные описки.
  Что делать при наличии этих ошибок? Рекомендуется попросить сотрудника принести новый лист нетрудоспособности.
  
  Отражение пособий, которые не приняты к учету
  
  Если пособия не были приняты, бухгалтер должен действовать в соответствии с этим алгоритмом:
  1. Использование сторно в учете относительно сумм пособий, не принятых к зачету.
  2. Списание пособий в траты или их удержание с сотрудника.
  3. Исчисление с выплат страховых взносов.
  4. Начисление и удержание НДФЛ с сотрудника. Исключение составляют пособия по временной нетрудоспособности. Если ФСС не признает расходы, они перестают относиться к тратам, на которые не начисляется налог. То есть если сотрудник не вернул пособие, оно начинает считаться его доходом. С него нужно удерживать подоходный налог.
  5. Если сотрудник возвращает выплату, на которую уже уплачен подоходный налог, образуется переплата. О переплате нужно сказать работнику на основании пункта 1 статьи 231 НК. Переплата засчитывается в счет следующих платежей по НДФЛ. Она также может быть возвращена на р/с сотрудника.
  6. Перевод взносов и НДФЛ в государственную казну.
  7. Определение размера пени по взносам и налогам. Откуда образуются пени? В период признания расходов появляется недоимка. Выплаты становятся облагаемыми, и дата перевода выплат является стандартной.
  8. Изменение отчетности. Корректирующие записи вносятся и в налоговый, и в бухгалтерский учет.
  То есть непризнание пособий предполагает целый ряд проблем. Бухгалтер обязательно должен предпринять соответствующие меры.
  
  Учет пособий при их возврате сотрудником
  
  Бухучет выплат определяется тем, вернул ли пособие сотрудник. Записи по тратам нужно сторнировать. Дата новой проводки аналогична дате решения фонда о том, что выплаты не будут приниматься к зачету. Удержание пособий может проводиться только при этих обстоятельствах:
  - Сотрудник получил деньги на основании заведомо ложной информации. К примеру, он предоставил поддельный лист нетрудоспособности.
  - Бухгалтер допустил ошибку счетного характера.
  Если указанные условия отсутствуют, удержание может выполняться только добровольно.
  
  В части 4 статьи 137 ТК РФ, части 4 статьи 15 ФЗ №255, части 1 статьи 138 ТК РФ указано, что подобные траты могут удерживаться из доходов сотрудника в размере не больше 20% от ежемесячного заработка.
  
  Если сотрудник вернул средства, в учете выполняются эти проводки:
  - ДТ69 КТ70. Сторно начисления пособия.
  - ДТ20, 23, 25 26 44 КТ70. Сторно пособия по больничному листу за первые 3 дня (выплаты за остальные дни выполняются работодателем).
  - ДТ70 КТ68. Сторно НДФЛ с выплат по листу нетрудоспособности.
  - ДТ73, 76 КТ70. Пособие отнесено в категорию расчетов с сотрудниками по прочим операциям. Если трудящийся уволился, переплата возвращается на счет 76.
  - ДТ50, 51, 70 КТ73, 76. Специалист вернул средства (добровольно или принудительно).
  - ДТ69 КТ51. Доплата пособия. Необходимость ее связана с тем, что на сумму выплат были сокращены взносы на временную нетрудоспособность.
  - ДТ70 КТ51. Переплата НДФЛ. Возврат переплаты на р/с сотрудника.
  Сторно представляет собой возврат изначально указанного значения. То есть это исправление ранее внесенной записи.
  
  Учет пособий в том случае, если сотрудник их не вернул
  
  Сумму пособия нельзя вернуть в принудительном порядке в случае, если незачет — это следствие нарушения законов бухгалтером учете. Взыскание средств – это право, а не обязанность работодателя. То есть он может и не взыскивать пособие, даже если на это есть основания (основание – статья 240 ТК РФ).
  
  Если сотрудник не возвратил пособие, выполняются эти проводки:
  
  С сотрудника будет удерживаться НДФЛ. Если работник уволился, о невозможности удержания налога нужно сообщить в ФНС.
  
  Особенности составления отчетности
  
  Если произошел незачет, нужно внести изменения и в отчетность:
  - 2-НДФЛ. Нужно убрать сумму пособия. Бухгалтеру требуется составить и сдать справку по корректировкам. Актуально это в том случае, если выплаты изначально облагались НДФЛ и сотрудник вернул средства. Если работник не вернул средства, нужно составить корректирующую 2-НДФЛ. Ранее использованный код 2300 заменяется на код 4800. Если выплаты не облагались НДФЛ и сотрудник их вернул, в отчетности менять ничего не требуется. Если средства не облагались налогом и сотрудник их не вернул, у него образуется доход. Он фиксируется в отчетности под кодом 4800.
  - 6-НДФЛ. Если выплата облагалась НДФЛ и сотрудник ее вернул, нужно сдать корректирующую отчетность. Ее нужно составлять и сдавать также за предыдущие периоды. Если выплаты облагались налогом, однако работник их не вернул, в отчетности ничего не меняется. Если сумма не облагалась НДФЛ и сотрудник ее не вернул, у него образуется доход. Необходимо сдать корректирующую отчетность.
  Внесение изменений зависит от обложения пособий налогами и от того, возвращена ли сумма сотрудником.
  
  Бухгалтер ошибочно переплатил работнику денежные средства. Ситуация неприятная, так как излишне выплаченные деньги могут быть взысканы только в исключительных случаях. Что нужно знать бухгалтеру, чтобы выйти из этой ситуации без потерь?
  
  Как возникает переплата
  
  Переплатить сотруднику пособие можно по двум причинам:
  - счетная ошибка, в результате которой сумма пособия оказалась завышенной;
  - работник предоставил недостоверные сведения, повлиявшие на расчет пособия.
  Последовательность действий бухгалтера в каждой из перечисленных ситуаций будет отличаться и по документальному оформлению, и по порядку истребования у работника излишне выплаченной суммы пособия, и по налоговым последствиям. Давайте разберемся с каждым случаем отдельно.
  
  Счетная ошибка
  
  Излишне выплаченная заработная плата, пособия, отпускные, иные выплаты могут быть удержаны, если это явилось результатом счетной ошибки (Ст. 137 ТК РФ).
  
  Что такое счетная ошибка? С учетом позиции Роструда, изложенной в письме от 01.10.2012 № 1286-6-1, счетной считается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов. Этой позиции придерживается Верховный Суд РФ в Постановлении от 20.01.2012 № 59-В11-17. Иные ошибки (например, неправильное истолкование норм законодательства, указание неверных исходных данных для начисления выплат и т.п.) основанием для производства удержаний из заработной платы работника не являются.
  
  Удержание производится в размере не более 20% суммы, причитающейся застрахованному лицу, при каждой последующей выплате пособия либо заработной платы. При прекращении выплаты пособия (зарплаты) оставшаяся задолженность взыскивается в судебном порядке (ч. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ).
  
  2015 год — 350 000 рублей;
  
  2016 год — 450 000 рублей.
  
  (350 000 + 540 000) / 730 = 1 219,18 руб.
  
  1 219,18 руб. х 7 дн. = 8 534,26 руб. (в том числе первые три дня временной нетрудоспособности оплачены за счет работодателя — 3 657,54 руб., за счет соцстраха — 4 876,72 руб.).
  
  На руки: 8 534,26 – (8 534,26 х 13 %) = 7 424,26 руб.
  
  После пересчета сумма больничного оказалась меньше:
  
  (350 000 + 450 000) / 730 = 1 095,89 руб.
  
  1 095,89 руб. х 7 дн. = 7 671,23 руб. (в том числе первые три дня временной нетрудоспособности — 3 287,67 руб., за счет соцстраха — 4 383,56 руб.).
  
  На руки: 7 671,23 – (7 671,23 х 13 %) = 6 674,23 руб.
  
  7 424,26 руб. – 6 674,23 руб. = 750,03 руб. (в том числе за счет соцстраха — 428,59 руб.).
  
  Для удержания из заработной платы работника излишне выплаченной суммы пособия необходимо заручиться его согласием и попросить написать заявление.
  - за первую половину месяца — 25-го числа;
  - за вторую половину месяца — 10-го числа месяца, следующего за расчетным.
  Поскольку Селиванов П.И. принес больничный 10 апреля, в течение 10 календарных дней пособие было назначено. 25 апреля Селиванову П.И. выплатили пособие в размере 7 424,26 руб. одновременно с заработной платой за первую половину апреля. НДФЛ в размере 1 110 руб. следовало перечислить в бюджет в срок до 2 мая включительно.
  
  Бухгалтер рассчитал заработную плату Селиванова П.И. за апрель пропорционально отработанному времени. Оклад работника — 50 000 рублей. В апреле 20 рабочих дней, отработано — 15.
  
  50 000 руб. / 20 х 15 = 37 500 руб.
  
  За первую половину месяца Селиванов П.И. получил заработную плату пропорционально отработанному времени:
  
  50 000 / 20 х 5 = 12 500 руб.
  
  За вторую половину апреля Селиванову П.И. причитается заработная плата 37 500 — 12 500 = 25 000 руб.
  
  Максимальный размер удержаний определяется после уменьшения зарплаты сотрудника на сумму НДФЛ. Согласно статье 138 ТК РФ максимальный размер удержаний нужно рассчитывать исходя из дохода, причитающегося сотруднику, а ему причитается доход, уменьшенный на сумму НДФЛ.
  - доход, причитающийся работнику 25 000 – (37 500 х 13 %) = 20 125 руб.;
  - ограничение на удержание из заработной платы, установленное статьей 138 ТК РФ20 125 х 20 % = 4 025 руб. ;
  - 750,03 руб. п. 1 ч. 2 ст. 4.3 Закона № 255-ФЗ и ч. 2 ст. 15.1 Закона № 255-ФЗ ). В случае, если представление недостоверных сведений повлекло за собой выплату лишних сумм пособия по временной нетрудоспособности, виновные лица возмещают страховщику причиненный ущерб (Письмо ФСС России от 24.05.2016 № 02-11-09/15-05-128ОП).
  Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.
  
  Если листок нетрудоспособности, на основании которого вы исчислили пособие, оформлен с ошибками либо вообще поддельный, специалисты ФСС могут не принять расходы в виде выплаченных пособий (п. 4 ч. 1 ст. 4.2 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). Решение ФСС можно попытаться оспорить. Но довольно часто фирмы соглашаются с фондом. И либо взыскивают излишне выданное пособие с сотрудника, либо переквалифицируют пособие в обычную выплату за счет работодателя. И в том и в другом случае от бухгалтера потребуется внимательно внести все исправительные записи.
  
  Если вы прежде зачли начисленное пособие в счет уплаты страховых взносов, доплатите взносы в ФСС. При этом, если срок уплаты взносов прошел, придется заплатить также и пени. Крайний срок уплаты страховых взносов - 15-е число месяца, следующего за месяцем начисления (ч. 5 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, далее - Закон N 212-ФЗ). А пени взимаются от суммы недоимки за каждый день просрочки, включая день уплаты, по процентной ставке, равной 1/300 ставки рефинансирования Банка России (ч. 6 ст. 25 Закона N 212-ФЗ). Если же вы не засчитывали пособие в счет уплаты взносов, а подавали заявление на получение денежных средств от фонда, доплачивать взносы в случае отказа не нужно.
  
  Внесите корректировки в налоговый учет. Это необходимо, если ваш объект - доходы минус расходы и вы уменьшили налоговую базу по УСН на сумму пособия за первые три дня болезни работника, выплаченную за счет собственных средств. Дело в том, что к расходам относят пособия, выплаченные в соответствии с законодательством (пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А раз ФСС нашел неточности в листке нетрудоспособности, значит, пособие оформлено с нарушениями. Поэтому оставлять его в расходах рискованно. Даже в том случае если работник не будет ничего возвращать. Ведь после того, как вы получили отказ от ФСС, выплата пособия становится безвозмездной. Поэтому ваши расходы не являются экономически оправданными (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому исключите пособие из расходов, пересчитайте и доплатите налог по УСН. Если вы корректируете налог за прошлый год, подайте уточненную декларацию.
  
  Если же ваш объект - доходы, вы могли уменьшить на сумму больничного пособия, начисленную за счет собственных средств, налог к уплате (п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ). В таком случае вам следует внести корректировки в разд. IV книги учета, исключив из суммы налогового вычета величину не принятого ФСС пособия. Причины те же, что указаны для "упрощенцев" с объектом "доходы минус расходы". Пособие выплачено с нарушениями. Значит, уменьшать на него налог при УСН к уплате опасно.
  
  Ситуация N 1. Работник возвращает полученное пособие
  
  Если работник согласен вернуть пособие, предложите ему написать заявление с просьбой удержать эту сумму при ближайшей выплате зарплаты. На основании заявления вы сможете вычесть из зарплаты любую сумму без ограничений (Письмо Роструда от 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1).
  
  Принудительно взыскать с сотрудника сумму пособия вы сможете, только если докажете, что он представил вам документы с заведомо неверными сведениями или сокрыл важные данные (ч. 4 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). Например, если вы получите от ФСС подтверждение того, что больничный лист фальшивый. Или же направите запрос в организацию, где работник трудился раньше, и выясните, что его справка о заработке поддельная. И из-за этого вы неверно определили сумму пособия. Имейте в виду, что при каждой выплате зарплаты вы сможете удержать с сотрудника принудительно не более 20% от причитающейся на руки суммы.
  
  Важное обстоятельство. Если работник вернул пособие, не забудьте пересчитать его НДФЛ. И исключить сумму пособия из доходов, облагаемых этим налогом.
  
  Ваши дальнейшие действия такие.
  
  Пересчитайте НДФЛ. Ведь больничные пособия облагаются этим налогом (п. 1 ст. 217 НК РФ). А раз пособие работник вернул, значит, этот доход следует исключить из налоговой базы по НДФЛ. И, соответственно, уменьшить сумму начисленного налога.
  
  Сдайте уточненный расчет 4 - ФСС. Это нужно сделать, если вы уже успели отчитаться перед ФСС за период, в котором выплатили пособие. Составьте уточненный расчет, исключив из него сумму возвращенного пособия. Напомним, что выплаченные пособия по временной нетрудоспособности отражаются в строке 15 таблицы 1, а также в таблице 2 формы 4 - ФСС, утвержденной Приказом ФСС РФ от 26.02.2015 N 59. Соответственно, показатели этих таблиц вам нужно уменьшить.
  
  Внесите корректирующие записи в бухгалтерский учет. Сторнируйте ранее начисленное пособие и НДФЛ с него. Затем сумму пособия за минусом НДФЛ отразите как задолженность работника на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". И спишите этот долг после того, как удержите пособие из зарплаты.
  
  Пример. Бухгалтерские проводки при возврате работником пособия, которое не принял ФСС
  
  ООО "Радуга" применяет УСН. Общество выплатило сотруднику пособие по временной нетрудоспособности за 7 дней. Начисленная сумма пособия - 5600 руб., в том числе за счет собственных средств - 2400 руб., за счет ФСС - 3200 руб. Удержанный НДФЛ - 728 руб. (5600 руб. x 13%). Однако специалисты фонда отказались возмещать расходы организации, так как обнаружили, что листок нетрудоспособности поддельный. Работник согласился вернуть пособие. Сумму 4872 руб. (5600 руб. - 728 руб.) удержали из его зарплаты. Бухгалтерские проводки будут такие:
  
  Дебет 20 (26, 44) Кредит 70
  
  Дебет 69, субсчет "Расчеты по социальному страхованию", Кредит 70
  
  Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ",
  
  Дебет 73 Кредит 70
  - 4872 руб. - учтена задолженность сотрудника в сумме ошибочно выплаченного пособия;
  Дебет 70 Кредит 73
  - 4872 руб. - удержана задолженность из зарплаты работника.
  Ситуация N 2. Вместо пособия вы начисляете работнику выплату за счет своих средств
  
  Как уже было сказано, если работник не будет возвращать полученные деньги, значит, пособие переквалифицируется в выплату за ваш счет. Тогда действия следующие.
  
  Начислите страховые взносы с суммы выплаты. Дело в том, что страховыми взносами не облагаются лишь государственные пособия, выплаченные в соответствии с законодательством (п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ). А пособия, которые фонд не принял, уже не подходят под это определение. Поэтому проверяющие считают, что это обычные выплаты в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ). Значит, с них нужно начислить страховые взносы во все фонды (Письмо Минздравсоцразвития России от 30.08.2011 N 3035-19). В том числе и взносы в ФСС на случай травматизма (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).
  
  Суть вопроса. Если вместо пособия вы начисляете обычную выплату за счет собственных средств, она будет облагаться страховыми взносами во все фонды (Письмо Минздравсоцразвития России от 30.08.2011 N 3035-19).
  
  Сдайте уточненный расчет 4 - ФСС. Как и в предыдущей ситуации, это необходимо, если вы уже отчитались за период, в котором было выдано спорное пособие. Исключите из расходов сумму пособия, а кроме того, добавьте в расчет суммы доначисленных взносов в ФСС на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также на травматизм. И исправьте суммы облагаемых и необлагаемых выплат. Корректировки внесите в строки 2 и 15 таблицы 1, строку 1 или 2 таблицы 2 и строку 2 таблицы 7, а также в таблицы 3 и 6.
  
  Отразите доначисленные взносы в ПФР и ФФОМС в текущем расчете РСВ-1 ПФР. Напомним, что ПФР рекомендует сдавать уточненные расчеты только до 1-го числа третьего месяца, следующего после окончания расчетного периода (Письмо ПФР от 25.06.2014 N НП-30-26/7951). А после этого срока отражать доначисленные или уменьшенные взносы нужно в текущих расчетах. Следуя этим рекомендациям, запишите доначисленные взносы в строке 120 разд. 1, а также в разд. 4 расчета РСВ-1 ПФР, форма которого утверждена Постановлением Правления ПФР от 16.01.2014 N 2п (в ред. Постановления Правления ПФР от 04.06.2015 N 194п).
  
  На заметку. В бухгалтерском учете невозмещенное пособие, начисленное как безвозмездная выплата, отражается в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99).
  
  Не забудьте подать также вместе с текущим отчетом корректирующие сведения индивидуального персонифицированного учета за прошлый период. Сведения заполните на работника, которому вы начислили обычную выплату вместо пособия. Напомним, что в корректирующие сведения включаются все данные, которые были в исходных, но уже с учетом исправлений. А вам нужно будет изменить сумму выплат и начисленных пенсионных взносов.
  
  Внесите корректирующие записи в бухгалтерский учет. Пособие теперь вы начислили не за счет ФСС, а за счет собственных средств. И эту выплату следует рассматривать как безвозмездную. Поэтому правильнее ее учитывать в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации"). Бухгалтерские проводки такие:
  - сторнировано пособие в части, начисленной за счет средств работодателя;
  - сторнировано пособие в части, начисленной за счет ФСС;
  Дебет 91, субсчет "Прочие расходы", Кредит 70
  - начислена выплата вместо непринятого пособия;
  Дебет 91, субсчет "Прочие расходы", Кредит 69
  
  Эксперт журнала "Упрощенка"
  
  Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности. --> Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.
  
  Читайте также: