Номенклатура детского сада на 2022 год с новыми сроками хранения дел
Добавил пользователь Евгений Кузнецов Обновлено: 19.09.2024
Номенклатура дел организации — это классификатор, группирующий по определенным признакам заголовки всех имеющихся на предприятии дел и определяющий их сроки хранения.
Для чего используют
Когда бумаги хранятся более 10 лет или постоянно, их следует учитывать более строго и упорядоченно. Систематизировать документацию помогает типовая номенклатура дел организации, к основным функциям которой относятся:
- группировка имеющихся документов по разным критериям;
- обеспечение их сохранности;
- возможность быстро найти требуемую бумагу;
- индексация дел.
Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда документы хранятся менее 10 лет.
Какие существуют виды
В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии разберем, как составить номенклатуру дел организации, которых может быть один или несколько видов.
Другой вид НД — перечень дел одного отдела, например, отдела кадров, составляется непосредственно самими кадровиками предприятия Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности такой регистр дел не вписывается в стандарты. Здесь стоит учитывать:
- формы НД за прошлые годы;
- мнение высшего руководства и начальников подразделений;
- учредительные документы;
- штатное расписание;
- планы развития предприятия;
- отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.
Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера. Они используются в определенных учреждениях. В них приводится перечень дел, подлежащих учету, и заполненный образец индекса дела по номенклатуре дел конкретного предприятия.
Так, например, в Приложении 17 к Письму Министерства образования №03-51/64 от 20.12.2000 находится пример номенклатуры дел в образовательном учреждении. А в остальных приложениях — перечень документов, подлежащих включению в нее.
Как утверждают НД на предприятии
НД составляется на фирменном бланке компании. Затем следует процесс согласования. В его рамках необходимо:
- получить одобрение архивной службы;
- заручиться подписью начальника отдела документационного обеспечения;
- согласовать с экспертной комиссией;
- согласовать с экспертами федерального или муниципального архива (если дела передаются на государственное хранение).
В итоге руководителем компании утверждается перечень дел бухгалтерии с новыми сроками хранения, уже прошедшая все вышеперечисленные процедуры, для чего требуется оформить приказ, который действует на протяжении календарного года.
Приказ содержит следующие сведения:
- наименование организации;
- номер и дату приказа;
- описание НД, подлежащей утверждению;
- основание для этого;
- Ф.И.О. и должность ответственного лица;
- дату;
- подпись руководителя;
- отметку об ознакомлении с приказом ответственного лица.
Поскольку строгой формы этого документа законодательство не предусматривает, разрешается добавить и другие значимые данные.
1. Утвердить номенклатуру дел на 2022 год органов местного самоуправления Еловатского муниципального образования Самойловского муниципального района Саратовской области согласно приложению к настоящему распоряжению.
2. Специалистам администрации Еловатского муниципального образования Самойловского муниципального района Саратовской области обеспечить формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
3. Настоящее распоряжение вступает в силу с 01.01.2022 г.
5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на главного специалиста Дудкину Т.В.
Сроки хранения документов по номенклатуре дел имеют разную продолжительность и устанавливаются специальными перечнями. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы придется хранить в компании постоянно, а от каких периодически можно избавляться.
Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов
Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.
Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.
ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).
Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.
ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. С 18.02.2020 основой для определения сроков служит Перечень типовых документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Действовавший ранее приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 отменен.
Структура номенклатуры дел компании
- подразделение организационных вопросов (канцелярия);
- кадровое подразделение;
- департамент труда и заработной платы;
- отдел экономического планирования, статистики и финансов;
- департамент бухгалтерского учета и отчетности;
- департамент налогового учета и декларирования;
- отдел охраны труда;
- производственно-технический отдел (ПТО);
- другие подразделения.
Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 236. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.
Документы канцелярии: как долго их придется хранить
В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.
Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):
Кол-во единиц хранения
Срок хранения и номера статей по перечню
Присланные для сведения — до минования надобности
После замены новыми
Протоколы совещаний у руководителя
Протоколы оперативных совещаний — 5 лет
Структурных подразделений — 3 года
После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.
Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения
Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 50/75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.
Какие кадровые документы обязательно проверят контролеры при проведении проверки, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам. Это бесплатно.
Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице (приводится в сокращении):
Кол-во единиц хранения
Срок хранения и номера статей по перечню
Личные дела работников
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.
Графики предоставления отпусков
Списки лиц, подлежащих воинскому учету
Списки работников, ушедших на пенсию
Документы (докладные записки, рапорты, справки, характеристики) о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины
Журнал регистрации трудовых договоров
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.
Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.
Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.
Например:
Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышают 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 50/75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.
Номенклатура и сроки хранения данного вида документов представлены в таблице (приводится в сокращении):
Кол-во единиц хранения
Срок хранения и номера статей по перечню
03. Труд и заработная плата
Положение об оплате труда и премировании
Постоянно или 5 лет после замены новыми
Лицевые счета по заработной плате работников
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.
Заявления о выплате материальной помощи
При отсутствии лицевых счетов:
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003.
Листки нетрудоспособности сотрудников
5 лет после исполнения
Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.
Подробнее с формой и порядком заполнения документации, связанной с зарплатными расчетами, вы можете ознакомиться на нашем сайте. Например:
Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов
Изучая заголовки дел номенклатуры по департаменту налогового учета и декларирования, Мария сделала для себя следующий вывод: этот вид документации относится к бумагам кратковременного хранения. Практически все дела этого отдела, включая налоговую отчетность и декларации, подлежали хранению в течение 5 лет:
Кол-во единиц хранения
Срок хранения и номера статей по перечню
04. Налоговый учет и декларирование
5 лет после замены новыми
Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе
до минования надобности
Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения
5 лет (до 18.02.2020 было 4 года)
При отсутствии лицевых счетов:
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
Декларации (расчеты) по всем видам налогов
Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные)
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов
При отсутствии лицевых счетов:
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом
Справки о доходах и суммах налога физлиц
При отсутствии лицевых счетов:
50 лет — если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет — если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003
Как долго хранить документы по страхвзносам, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, оформите пробный демо-доступ к системе и переходите в готовое решение. Это бесплатно.
С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.
Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов
Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды? Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов?
ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.
Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2). Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).
Подробнее о нюансах переноса убытка см. в материалах этой рубрики нашего сайта.
Сроки хранения бухгалтерской документации
Начиная разбираться со сроками хранения бухгалтерских документов, Мария приступила к самому объемному разделу номенклатуры. Даже укрупненные дела, объединенные едиными заголовками, поразили ее своим разнообразием. Только бухгалтерская документация обладала таким многообразием форм и видов. Начиная от накладных и актов выполненных работ и заканчивая инвентаризационными описями и отчетностью. Отчетность подлежала постоянному хранению, в отличие от накладных, актов и иной первички, срок хранения которой не превышал (согласно перечню) 5 лет:
Номенклатура дел образовательного учреждения на 2021 и на 2022 год — это документ, содержащий список дел, которые образуются в процессе деятельности организации, с указанием срока их сохранности. Как его составить для образовательного учреждения, какие сведения в нем должны быть отражены, какие требования предъявляются к его оформлению, расскажем в нашей статье.
Понятие номенклатуры образовательного учреждения
Номенклатура дел — это тематизированный список документации всей организации, составленный и заполненный по определенным правилам, содержащий строгое наименование имеющихся материалов, а также сроки их хранения.
Все документы, формирующиеся на предприятии, необходимо храниться какое-то количество времени. Правильно их систематизировать, распределить по делам поможет составление номенклатуры.
Она направлена на решение таких задач, как:
- классификация и своевременный учет образующейся в процессе работы учреждения документации;
- облегчение поиска необходимых материалов;
- облегчение передачи материалов, составления описей;
- подготовка материалов к хранению, а также массовой утилизации.
Требования к оформлению номенклатуры в 2021 и в 2022
В 2021 и в 2022 году не введены новые требования к номенклатуре дел, по-прежнему применяется письмо Минобразования от 2000 года.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Для того чтобы верно оформить имеющиеся материалы и распределить их по делам в соответствии со сроками хранения, необходимо воспользоваться следующими нормативными документами, регулирующими эти сроки:
Обратите внимание! Не используйте в образовательном учреждении номенклатуру дел для организаций, установленную Правилами организации хранения, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (примерная форма документа содержится в приложениях 25 и 26). Она отличается от рекомендуемой Минобром.
Рекомендуемые разделы номенклатуры образовательного учреждения
Обратите внимание! Примерная форма номенклатуры для учреждений сферы образования содержит следующие основные разделы:
- Канцелярия (устав, распорядительные документы руководителя, личные дела учащихся, паспорт учреждения и пр.). О перечне учредительных документов можно прочитать в статье Перечень учредительных документов юридического лица
- Учебно-воспитательная работа (программы и планы обучения, классные журналы, протоколы заседаний педсовета и пр.).
- Кадры (приказы по личному составу, трудовые книжки и трудовые договоры, личные карточки сотрудников).
- Бухгалтерия (хозяйственные договоры, справки и договоры на оплату пособий, доверенности на получение ценностей и пр.).
- Хозяйственная часть (инвентарные описи, техпаспорта, акты на приемку и списание имущества).
- Медицинская часть (амбулаторные карты детей, требования на медикаменты, документация на прививки, получение и списание медикаментов).
Составление номенклатуры в учреждении образования
Порядок составления номенклатуры дел образовательного учреждения таков:
- Определение круга документации. Внесению, систематизации подлежат все бумаги, которые образуются в процессе деятельности: корреспонденция, все виды приказов, графики, расписания, журналы, книги, картотеки, а также бумаги, отражающие воспитательную работу (проведение олимпиад, работу музеев и пр.).
- Составление заголовков. Заголовок должен четко отражать содержание материалов комплекса.
- Разработка схемы расположения дел. Как правило, распределение происходит в зависимости от степени их важности:
- первой идет распорядительная документация или директивы вышестоящих органов;
- затем следуют организационные материалы, регулирующие общий порядок работы (устав, положения и т. д.);
- далее распоряжения, приказы, решения и пр.;
- затем плановые отчетные документы (годовые, квартальные, ежемесячные);
- переписка и т. д.
Важно! Для быстроты поиска бумаги допускается объединять по делам в зависимости от общих вопросов, рассматриваемых в них, или разъединять по частным.
- Определение сроков хранения. Не разрешается объединение дел с разными сроками хранения — временным и постоянным.
- Определение системы индексации и присвоение индексов. В общеобразовательных учреждениях принято введение номеров подразделений (отделов), а также номеров дел. Например, индекс 04-03 будет означать, что дело было сформировано в бухгалтерии (04) и содержит хозяйственные договоры (03).
- Составление и формирование самого бланка.
Номенклатура дел образовательного учреждения: форма
Форма примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения содержится в приложениях 17, 18 к письму № 03-51/64 и является основой для ее составления, которую допускается изменять, дополнять. Данная форма применима и в 2021 году.
Она имеет следующее содержание:
- В начале, с левой стороны листа приводится наименование учреждения.
- Справа оставляется место для утверждения подписью руководителя с расшифровкой.
- По центру документа идет наименование с указанием места составления, порядкового номера, а также периода, на который он формируется.
- Далее следует табличная часть:
- В графе 1 указывается индекс дела;
- графа 2 содержит наименование (заголовок) дела (тома, части);
- в графе 3 проставляется количество дел (томов, частей);
- графа 4 состоит из срока хранения материалов, а также статьи нормативного документа, его регламентирующей;
- графа 5 оставляется для внесения необходимых примечаний.
Обратите внимание! После формирования документ подписывается составителем с указанием должности, подписи и расшифровки.
Номенклатура дел в ДОУ
Порядок заполнения аналогичен общему порядку.
Рекомендуемый бланк номенклатуры для учреждений этого вида несколько упрощен и состоит из 3 столбцов:
- порядковый номер дела;
- полное наименование дела;
- срок его хранения.
Указанная форма является рекомендуемой, допускается ее видоизменять, вносить коррективы, добавочные столбцы.
Номенклатуру дел дошкольного образовательного учреждения необходимо составлять в 4 экземплярах:
- для отдела делопроизводства;
- архива учреждения;
- государственного архива;
- использования в работе сотрудниками в качестве путеводителя по всему массиву документов ДОУ.
Утверждение номенклатуры в учреждении образования
Утверждается этот документ директором образовательного учреждения посредством вынесения приказа об утверждении.
Этапы утверждения номенклатуры следующие:
- Документ визируется лицом, ответственным за его составление, и лицом, назначенным вести и формировать архив.
- Далее документ необходимо согласовать с экспертной комиссией путем составления протокола. Формируется эта комиссия на основании распоряжения руководителя и состоит не менее чем из 3 сотрудников. Комиссия уполномочена:
- на рассмотрение, утверждение номенклатуры;
- утверждение описи документов, подлежащих постоянному хранению;
- составление, утверждение актов на бумаги, подлежащие уничтожению.
- Затем документ оправляется на согласование экспертно-проверочной комиссией в Государственный архив в отношении бумаг, подлежащих постоянному хранению. Государственный архив имеет право потребовать внесения изменений в существующий документ.
- В последнюю очередь номенклатура заверяется руководством. Допустимо проставление подписи и печати в начале документа либо издание приказа о ее утверждении.
Номенклатура дел образовательного учреждения имеет рекомендованную форму для заполнения, а соответственно, может изменяться и дополняться. Представляет собой тематизированный список дел с указанием срока их хранения. Внесению подлежит вся документация учреждения, отражающая порядок его работы, основные положения, распоряжения, а также работу музеев, кружков, проведение олимпиад, смотров и иной деятельности.
Читайте также: