Как сшивать больничные листы для хранения
Обновлено: 08.07.2024
Главные темы месяца
Вот ещё вопрос: если больницей был выдан листок нетрудоспособности, а в организации он не прошёл по бухгалтерии, это где-нибудь сверяется?
Хранение больничных листов имеет свои особенности. Ведь не только аккуратное заполнение этого документа влияет на возможность получить возмещение из Фонда социального страхования. Расскажем об этом более подробно.
Итак, главные моменты в хранении больничных листов были закреплены в Положении о документообороте. Больничный лист должен храниться вместе с расчетом пособия, оформленным на отдельном литке бумаги. Об этом говорится в пункте 67 Порядка выдачи листков нетрудоспособности. Ведь расчет является неотъемлемой частью больничного листа.
В процессе хранения больничных листов специалисты ФСС не рекомендуют делать на них отверстия для скоросшивателей. Очень часто отверстия попадают на важную часть документа, после чего он становится уже не пригодным для идентификации специалистами фонда. Напомним, что в случае механического повреждения документа, работодатель должен получить его дубликат. Поэтому скреплять стиплером, сшивать в углу и дырявить канцелярскими принадлежностями не стоит.
В дополнение заметим, что ошибки при заполнении больничного листа зачастую могут привести к отказу в возмещении денежных средств со стороны ФСС. Однако сами специалисты ведомства уверяют, что некоторые из них не будут так жестко рассматриваться специалистами и страхователь все-таки сможет возместить выданные пособия.
Также интересным будет следующее. Нарушение режима в больничном листе не может повлиять на возмещение страховых выплат со стороны Фонда социального страхования. Об этом стало известно из постановления Высшего арбитражного суда № ВАС-12455/11 от 5 октября 2011 года.
Сотрудники любой организации время от времени болеют. В подобном случае особое значение приобретает оформление больничного листа. Рассмотрим, чем важен этот документ и как его правильно заполнить.
Больничный лист и возмещение средств из ФСС
Все работодатели производят различные виды социальных выплат. Одним из самых распространенных подобных платежей является оплата за период болезни.
Если заболевших сотрудников много, то выплаты могут превысить сумму взносов на социальное страхование. В этом случае компания имеет право на возмещение за счет средств ФСС РФ.
Часто эта процедура связана с такими затратами времени, сил и нервов, что бухгалтеры просто не хотят с ней связываться. При этом в фонде могут зависнуть весьма существенные суммы. А если внутренний контроль в компании не налажен должным образом, то руководство организации может в течение длительного времени и не догадываться о такой заморозке оборотных средств.
Одной из распространенных придирок чиновников являются нарушения в оформлении документов (реальные или мнимые). Если речь идет о выплатах по временной нетрудоспособности, то частой причиной отказа является неправильно оформленный больничный лист.
Рассмотрим, как оформить больничный лист, чтобы в дальнейшем не возникало проблем с возвратом средств.
Какие нужны документы для оформления больничного
Правила оформления больничного листа (БЛ) установлены приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 № 624н (далее — приказ № 624)
Важно!
Страховой медицинский полис необходим для определения порядка оплаты за услуги и непосредственно к оформлению больничного отношения не имеет.
Выдавать БЛ имеет право только сотрудник лицензированного медицинского учреждения (п. 2 приказа № 624).
Оформление больничного в бухгалтерии предприятия производится на основании информации, которая уже есть у работодателя. Это персональные данные сотрудника и сведения о его доходе.
Важно!
Дополнительные документы могут потребоваться только, если работник трудится на текущем месте сравнительно недавно. Дело в том, что средний заработок для расчета больничных нужно брать за два предыдущих года.
Поэтому недавно принятому сотруднику понадобится справка для оформления больничного по форме 182н с предыдущего места работы.
Общие правила заполнения БЛ
Действующий на сегодня бланк БЛ утвержден приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 № 347н.
Документ имеет формат А4 и защищен от подделки с помощью водяных знаков и штрих-кода.
Порядок оформления больничного листа (п. 56 приказа № 624) не зависит от того, о каком разделе идет речь, и кто его заполняет:
Информация, которую заполняет врач, состоит из следующих блоков:
- общие сведения о самом документе (кроме номера, который напечатан на бланке изначально);
- информация о медицинском учреждении и враче;
- персональные данные больного;
- сведения о болезни и ее длительности.
Названия лечебных организаций (даже краткие) часто бывают весьма длинными. Если название не помещается в соответствующие ячейки, то его можно сократить в пределах выделенного поля. Это же относится к наименованию работодателя, а также к ФИО и должности врача (письмо ФСС РФ от 05.08.2011 № 14-03-11/05-8545).
Важно!
Идентифицировать медучреждение и компанию, где трудится больной, можно по кодам. Для лечебной организации это будет ОГРН, а для работодателя — регистрационный номер в ФСС РФ.
Если в медицинском учреждении используется специальная программа для заполнения БЛ, то все перечисленные сведения дублируются в виде бинарного кода в левом верхнем углу бланка.
Если же такой программы в поликлинике нет, и врач заполнил документ с помощью авторучки, то бинарного кода не будет. Это не является нарушением.
С 01.07.2017 года БЛ возможно оформить и в электронном виде (с письменного согласия работника). Для работы с электронными БЛ медицинское учреждение и работодатель должны быть участниками системы информационного обмена.
Использование электронных БЛ позволяет повысить прозрачность работы с данными, а также исключает возможность подделки или утраты документа.
Заполнение БЛ работодателем
Оформление больничного на работе производится, чтобы рассчитать положенную сумму выплаты. Поэтому все данные, которые вносит работодатель (п. 66 приказа № 624), в итоге ведут к этой цели:
Полностью оформленный БЛ выглядит следующим образом:
Частые ошибки при оформлении больничного
Получив от работника БЛ, не нужно торопиться приступать к расчету. Сначала необходимо проверить, нет ли ошибок в его разделе, заполненном в медицинском учреждении.
Важно!
Однако небольшие технические недочеты могут иметь место (письмо ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956). К таким незначительным погрешностям относятся, например:
- заполнение прописными буквами;
- если буквы или печать задевают границы полей;
- пробелы между инициалами врача.
Также не нужно переоформлять БЛ, если медработник неверно указал работодателя со слов больного. Если при заполнении своей части документа работодатель укажет верное название и регистрационный номер, то это позволит идентифицировать его.
Ошибиться при заполнении БЛ может и работодатель. Наиболее распространенными видами ошибок являются:
Важно!
Использование корректоров, ластиков и иных подобных средств не допускается.
Сроки оформления исправленной версии документа законом не установлены, но лучше сделать это максимально быстро.
Мы много лет занимаемся возвратом денег из ФСС и знаем не только официальные, но и практически все негласные требования московских и региональных подразделений фонда. Поэтому можем гарантировать положительный результат даже в спорных ситуациях.
Если на местном уровне чиновники будут затягивать с возмещением средств, мы обратимся в региональное управление фонда, а в случае необходимости — дойдем и до суда.
Читайте также: