Чек лист подготовки мероприятия

Добавил пользователь Дмитрий К.
Обновлено: 19.09.2024

В подготовке к рабочей встрече с командой не бывает мелочей. Учитывать нужно все детали. Предлагаем чек-лист, который поможет вам подготовиться к встрече с командой и привести её к результату.

  • Тема встречи и ожидаемый результат
    • Какого результата я хотел бы достичь? Например, ваша цель может быть — обеспечить восходящие и нисходящие коммуникации, обсудить лучшие практики и поделиться опытом, принять решение или найти новые идеи и способы достижения результата.
    • Как вы поймёте, что встреча прошла успешно?
    • Какой опыт подобрых встреч (ваш или участников) поможет достижению результата, а какой — затруднит?
    • В каком формате должно быть расписание?
    • Кто отвечает за его подготовку и распространение?
    • Какая дополнительная информация может потребоваться участникам?
    • Как долго должна продлиться встреча?
    • Когда лучше всего провести встречу (день недели или время дня)?
    • Как часто нужно проводить встречи?
    • Какое лучше запланировать время начала и окончания встречи?
    • В какое время лучше запланировать перерывы?
    • Кто должен участвовать?
    • Нужно ли приглашать дополнительных спикеров или гостей на встречу и если да, то какое время им лучше запланировать для этого?
    • Кто будет проверять, подтвердили ли участники и гости своё присутствие на встрече?
    • Как лучше всего распределить роли и обязанности во время встречи? Например, председатель собрания, секретарь, фасилитатор, таймкипер.
    • Если роли распределены, все ли понимают, какие действия от них потребуются перед мероприятием, во время и после?
    • Где географически будет происходить встреча?
    • Какую среду нужно создать для комфортной работы?
    • Как должна быть расставлена мебель и какая будет рассадка участников?
    • Какие технические средства и оборудование необходимы?
    • Вентиляция, зона для кофе-брелков, доступ к чистой воде?
    • Какие дополнительные материалы вам потребуются (проектор, презентация, раздаточный материал и т.д.) и кто будет отвечать за его подготовку?
    • Как вы будете оценивать эту встречу? (С точки зрения того, что можно улучшить в следующий раз). Это может быть групповое обсуждение в конце, форма обратной связи, телефонный звонок участникам уже после встречи и т.п.

    Развитие управляющих функций мозга ребёнка: полезные советы и упражнения для педагогов

    Сертификат и скидка на обучение каждому участнику

    Представленная система деятельности педагогов дошкольного учреждения по проведению Дня театра (27 марта) имеет положительные моменты:

    1. Охватывает работу со всеми участниками образовательного процесса (педагоги, дети, родители), тем самым способствует сплочению коллектива ДОУ и родителей.

    2. Охватывает все ступени дошкольного возраста(младший, средний, старший).

    3. Интеграция образовательных областей (художественно-эстетическое, познавательно-речевое, ознакомление с художественной литературой, РЭМП)

    4. Основа развлекательной программы – разнообразные виды и формы организации детской деятельности, что вызывает эмоциональный отклик со стороны детей .

    5. Содержание деятельности соответствует возрастным и личностным особенностям детей групп ( и ФГОС).

    6. Подготовка к мероприятиям требует минимум затрат.

    7. Приобщение дошкольников к культуре своего народа.

    МБДОУ – Детский сад № 34 «Теремок (ответственные – воспитатели групп, муз. руководитель)

    В кассе Буратино предлагает детям и родителям входные билеты в группы (остаются на память о мероприятии).

    2. 2 младшая группа

    ( роли озвучивают педагоги)

    У детей в руках эмблемы сказочных героев – встать, как в сказке (речевое и музыкальное сопровождение)

    единств. число – множ. число ) только одного героя из представленных)

    3. Средняя группа

    память внимание, зрит/восприятие мышление связная речь моторика

    / мнемотаблица/ конструкции из 3-5 слов)

    4 . Старший дошкольный возраст

    проектор память-внимание-мышление развитие связной речи моторика

    согласование сущ-е+ числит-е по

    построение сложных предложений

    4.2 16-30 (муз. зал) ЗАСЕДАНИЕ РОДИТЕЛЬСКОГО КЛУБА


    Время Чтения: 2 мин.

    Всех волнуют вопросы, с чего начинать мероприятие, за сколько времени, какие задачи ставить перед собой и как распределить задачи среди команды.

    В этой статье я хочу рассказать вам, как и что делать, а главное, как не пропустить важное.

    Наша команда советует начать готовиться к мероприятию минимум за 3 месяца, но все зависит от масштаба. Чем больше людей ожидаете, тем больше времени вам понадобиться, чтобы продать билеты.

    Первый этап подготовки и планирование ивента включает:

    • Тематика, спикеры и контент

    • Каналы продвижения ивента

    • Детали дополнительные (продумайте, как создать WOW-эффект именно на вашем мероприятии, превысить все ожидания людей, сделать намного больше).

    Важно планировать все в письменном виде, создать документ с доступом всей команде, где каждый сможет видеть общую картину и задачи каждого. Детализируйте каждую задачу и шаг, поставьте дедлайны. Наша команда советует для планирования использовать шаблоны Google, программы Trello, Teamweek и Excel.

    Второй этап – это реализация проекта.

    Мы начинаем воплощать в жизнь продуманную концепцию.

    • Составления презентаций и пакетов спонсорства

    • Выбор места проведения ивента

    • Разработка сценария, подбор музыки, видеоряда

    • Поиск и договоренности с партнерами, поставщиками, подрядчиками

    • Определение числа гостей, льготных мест

    • Разработка соцсетей, медиа плана, контента, видео и фото

    • Договоренности с медиа, запуск платной рекламы и бартерной

    • Распределение ролей с коллегами

    • Технические моменты (кейтеринг, инфраструктура, свет, микрофоны, камеры и т.д.)

    • Продвижение ивента по всех каналах коммуникации (соцсети, метро, банера, журналы, порталы и т.д.)

    • Разработка раздаточных материалов (ручки, блокноты, флаера, программа и подарки).

    Третий этап – проверка всех деталей за несколько недель до мероприятия.

    Многие компании слишком самонадеянные и упускают этап проверки всех деталей и договоренностей. Но лучше 100 раз позвонить подрядчикам, уточнить детали и быть спокойным в день ивента.

    Поэтому проверяем такие моменты по чек-листу:

    • Уточнение всех договоренностей с подрядчиками и партнерами по телефону, утверждение еще раз в письменном виде на почте.

    • Проверка количества гостей, проданных билетов и мест в зале

    • Финальная рассылка с напоминанием о мероприятие гостям

    • Приглашение журналистов на ивент

    • Распределение зон ответственности в день мероприятие между коллегами

    • Проверка презентаций спикеров, напоминание об их выступлениях по телефону, уточнение их пожеланий

    • Заказ еды и воды для команды в день мероприятия, а также для спикеров, подрядчиков

    • Проверка всех деталей на локации ивента, оформления зоны продаж, партнерской зоны, фуршета, зоны регистрации

    • Проверка графика доставки техники, света, банеров, столов и т.д.

    И это еще не все, самое важное – это работа после завершения ивента. Это ваш маркетинг и залог успешных будущих продаж.

    FOLLOW-UP этап

    • Благодарения всех подрядчиков, партнеров и спикеров.

    • Ключевые встречи после ивента

    • Отчетность руководителю, а также спонсорам и партнерам (фото, видео, документы об оплате и т.д.)

    • Работа со СМИ: публикация всех материалов на медиа ресурсах и соц сетях, а также мониторинг всех материалов и отзывов.

    • Анализ эффективности: опрос гостей по телефону о впечатлениях после ивента, а также приглашение на следующий ивент. Что можно учесть и улучшить при проведении следующего мероприятия?

    Помните, от вашего настроя многое зависит. Верьте с себя и команду, легко воспринимайте вызовы и проблемы, решайте их быстро и идите дальше только за успехом.

    Не пропускай самые интересные публикации для личностного роста. Подписывайся на нас в той социальной сети, которую любишь больше всего: Instagram, Facebook, Telegram.

    Яна Кучеренко

    Чек лист (в англоязычном оригинале – checklist) представляет собой список действий, последовательное выполнение которых необходимо для эффективного достижения конечной цели.

    Обычно последняя разбивается на несколько составных задач, что упрощает их решение. Главной функцией чек-листа становится удобство отслеживания процесса выполнения всего объема работы за счет поэтапного выполнения каждой составляющей.


    Что такое чек-лист

    Изначально чек-лист возник в авиации – после крушения самолета в результате ошибки пилота. Дело в том, что подготовка и управление авиационной техникой превратилось в очень сложный и многоступенчатый процесс. Его успешная практическая реализация без четкой формализации и разбиения на отдельные операции оказалась попросту невозможной.

    Поэтому были разработаны чек-листы, помогающие пилоту и специалистам других служб последовательно выполнить полный комплекс действий по подготовке самолета и последующему управлению техникой во время взлета, полета и посадки.

    Где и как используются

    Сегодня чек-лист – это общеупотребимый термин, обозначающий список мероприятий, подлежащих реализации с обязательной отметкой о выполнении каждого. Такой формат расписания задач позволяет упорядочить процесс их решения, а также одновременно упрощает достижение конечной цели.

    В настоящее время разнообразные по назначению и формату чек-листы применяются практически повсеместно – в виде инструкций сотрудникам предприятия, решающим сложные задачи, или в качестве контрольного списка дел для проверки правильности реализации того или иного технологического процесса.

    Несмотря на некоторую сложность данного определения, практически каждый человек в той или иной форме сталкивается с разными видами чек-листов на практике.

    Отличия от других списков

    Нередко происходит путаница чек-листов с другими схожими понятиями, которые обозначают разнообразные списки. Рассмотрим разницу и сходства с основными из них – гайдом, списком дел, пошаговой инструкцией и трекером:

    1. Гайд представляет собой перечень подробных рекомендаций. Обычно он сложнее, чем checklist, так как предусматривает несколько вариантов развития событий. Например, рецепт выпечки предполагает использование разных исходных ингредиентов, которые влияют на процесс приготовления. Чек-лист намного проще и четче формулирует стоящие перед исполнителем задачи.
    2. Список дел содержит перечень задач, которые могут решаться в произвольном порядке. Чек-лист требует выполнения операций исключительно в определенной последовательности, обязательной для достижения конечного результата.
    3. Пошаговая инструкция ближе всего к чек-листу. Единственным существенным отличием становится более детальный характер описания выполняемых действий. Оптимальный checklist – это небольшой по объему и краткий документ. В то же время пошаговая инструкция может быть растянута на несколько страниц. Еще одна серьезная разница заключается в визуализации процесса проставления галочки как символа выполнения конкретной операции, характерной для чек-листа, но не используемой в пошаговой инструкции.
    4. Трекер можно назвать инструментом для избавления от вредных или выработки полезных привычек. Он представляет собой список действий, которые необходимо выполнять на регулярной основе. Например, пить стакан воды каждые три часа или читать определенное количество страниц книги ежедневно. Трекеры очень похожи на чек-листы, хотя носят менее структурированный и более растянутый по времени характер.

    Важно понимать, что перечисленные различия между разными видами списков достаточно условны. По большому счету, не имеет особого значения, как называется документ – чек-лист, гайд или пошаговая инструкция. Намного важнее правильность его составления и эффективность выполнения главной функции – достижения нужного разработчику результата.

    Примеры чек-листов

    Как было отмечено выше, чек-листы широко применяются в самых разных видах деятельности. Для наглядного подтверждения данного тезиса достаточно привести несколько наиболее характерных примеров. В их числе:

    1. Авиация. Уже упомянутая ранее инструкция подготовки самолета к вылету. Дополняется аналогичными чек-листами для других не менее важных мероприятий – управления взлетом, полетом и посадкой авиационной техники.
    2. Космонавтика. Еще более сложная отрасль – как с организационной, так и технической точки зрения. Пример чек-листа – обязательная проверка готовности космического корабля к старту, которая проводится диспетчером – индивидуально или коллективом специалистов с разделением функционала между каждым из них.
    3. Кадры. Checklist часто используется для проверки адаптации нового сотрудника с целью оценки эффективности его работы.
    4. Помощник сотрудника. Выступает в качестве должностной инструкции, представленной в краткой и понятной форме. Вместо многостраничного документа выглядит простым и доступным списком действий для последовательной реализации. Применяется для персонала, занятого рутинной и однотипной работой.
    5. Медицина. Один из видов деятельности, где чек-листы используются особенно широко. Это объясняется важностью избежать возможных ошибок, способных причинить вред здоровью пациентов. В качестве примера можно привести checklist для врачей хирургов, следование которому обеспечивает безопасность проведения операций.

    Приведенный перечень не является исчерпывающим. Но он наглядно демонстрирует, насколько разносторонним становится сегодня практическое применение разных по наполнению, функционалу и типу чек-листов.

    Типы чек-листов

    Классификация существующих чек-листов очень обширна. Несмотря на некоторую условность, связанную со схожестью подобных документов между собой, разделение их на типы все-таки возможно. Ниже приводятся самые распространенные из них:

    Данный нумерованный перечень можно продолжать достаточно долго. Количество включенных в него пунктов ограничивается исключительно фантазией составителя различных чек-листов и разнообразием стоящих перед ним задач.

    Как создать чек-лист

    Разнообразие доступных для составления чек-листов делает ответ на вынесенный в подзаголовок статьи вопрос достаточно сложным. В общем случае процесс создания документа предусматривает следующую последовательность действий:

    • определение единиц для включения в итоговый перечень – операций, технологических процессов для контроля, предстоящих действий и т.д.;
    • выбор критерия определения правильности, например, временного или с точки зрения последовательности;
    • периодичность совершения или проверки каждой единицы списка;
    • назначение ответственных за реализацию мероприятия (если речь идет не о индивидуальном, а о коллективном чек-листе);
    • детализация в виде подробного и понятного описания каждого из действий, включенных в итоговый документ.

    Оптимальный чек-лист обладает несколькими обязательными преимуществами и характеристиками, в числе которых:

    • простота и логичность;
    • четкая структура;
    • гибкость (при необходимости учитывать разные сценарии развития событий);
    • краткость (последнее, но в некоторых случаях самое важное достоинство грамотно составленного чек-листа).

    Чек-лист по составлению чек-листа

    Для большей наглядности имеет смысл привести чек-лист, который может быть использован для составления и последующей проверки правильности чек-листа. Он включает несколько обязательных требований к конечному документу. К ним относятся такие правила:

    1. Для каждой операции отводится отдельный пункт.
    2. Утвердительный характер выполняемых действий.
    3. Общее количество пунктов – в пределах 20, а при возможности – еще меньше.
    4. Тестирование готового чек-листа на практике с целью доработки и усовершенствования. В том числе – вместе с адресатом документа.
    5. Четкое и эстетичное оформление с обязательным включением квадратов или полей для проставления галочек, подтверждающих выполнение определенного пункта.
    6. Удобство расположения, независимо от формата документа, например, бумажного на стене или электронного в локальной компьютерной сети с ограничением доступа.

    Сервисы для создания и оформления чек-листов

    Совсем необязательно заниматься составлением чек-листов самостоятельно. Для успешного решения задачи целесообразно использовать специализированные сервисы, самыми популярными из которых на сегодняшний день выступают такие:

      . Универсальный ресурс, на котором можно найти как готовые чек-листы, так и удобный и многофункциональный конструктор. Отдельного упоминания заслуживает магазин подобных продуктов, вынесенный с специальный раздел сайта.


      . Сервис создания чек-листов на базе готовых шаблонов. Отличается простым и понятным интерфейсом, а также выгодными условиями сотрудничества.


      . Один из наиболее востребованных онлайн-ресурсов. Содержит обширную базу готовых чек-листов с удобной разбивкой на категории. Важным бонусом становится бесплатный доступ к функционалу сайта, для получения которого достаточно пройти регистрацию.


    Что такое чек-лист?

    Это список задач, которые подлежат последовательному решению для достижения цели, с дополнением в виде проставления галочки, подтверждающей выполнение каждой из намеченных операций.

    Чем чек-лист отличается от других схожих по функционалу списков – пошаговых инструкций, трекеров и т.д.?

    Любые отличия достаточно условны и обычно касаются различных трактовок в определении каждого из терминов. Например, разница между чек-листом и пошаговой инструкции состоит в краткости первого и заметно большем объеме текста во второй.

    Где используются чек-листы?

    Они широко применяются в самых разных видах деятельности – от планирования дня отдельным человеком до выполнения сложных технологических процессов на производстве или организации эффективной работы отдела кадров.

    Как составить собственный чек-лист?

    Для этого используются два подхода. Первый предусматривает самостоятельную разработку документа, второй – применением специализированных сервисов. Оба варианта при серьезном отношении обеспечивают эффективное решение задачи.

    Читайте также: