Чек лист подготовка к сессии

Добавил пользователь Алексей Ф.
Обновлено: 19.09.2024

При подготовке к сессии фасилитации необходимо выяснить кто будет присутствовать на сессии. Какой есть опыт у участников и какие ожидания. Какой уровень доверия между участниками и особенности корпоративной культуры. Это вторая наша статья (продолжение). С первой сатьей можно познакомиться здесь.

Для прояснения можно задать следующие вопросы:

В рамках подготовки к сессии стоит поговорить с участниками сессии. Можно лично или по телефону. Во время разговора затронуть следующие темы:

Что такое фасилитация
Роль фасилитатора
Уточнить ожидание
Прояснить понимание главного вопроса

Количество участников. Это зависит от методологии. Так, например при использовании технологии Open Spаce один фасилитатор может работать с группой до 100 человек. При других технологиях 8 – 10 человек – это максимально. Мы, например не берем более 20 человек при работе по технологиям консенсуса.

Дополнительные вопросы, которые помогут лучше прояснить фасилитатору ситуацию, с которой он может столкнуться:

Кто те люди, на кого больше всего повлияют принятые решения?
Какой уровень вовлеченности они должны иметь в этом процессе?
Чье видение, вовлеченность, желание решить вопрос и ответственность настолько критичны, что они должны присутствовать на встрече?
Каков статус группы участников в контексте всей организации?
Работали ли участники в таком составе ранее? Насколько они знакомы?
Есть ли новые (совсем не знакомые) участники в группе?
Были ли в недавнем прошлом какие-либо изменения, которые могли серьезно повлиять на участников группы? Как это может сказаться на работе над целью сессии?

Подготовка к сессии фасилитации. Процесс

При прояснении этой темы нам важно понять какие есть ресурсы и временные рамки у заказчика и, есть ли у заказчика понимание объема необходимых ресурсов для выполнения цели сессии. Например, провести стратегическую сессию за четыре часа! Интересно прояснить какие раньше были ожидания от предыдущих встреч и какой был затем результат. Здесь могут помочь следующие вопросы:

Есть ли у группы опыт участия в подобных сессиях? Каковы были результаты?
Какие есть временные рамки/ограничения?

Если у заказчика не было опыта в подобных сессиях, то желательно ему очень подробно рассказать, что будет происходит во время сессии (например, план стратегической сессии). Если заказчик заказывает конкретные методологии, то необходимо прояснить его понимание методологий и техник.

Подготовка

Это подготовка материалов и информации, с которой участникам необходимо заранее ознакомиться, чтобы подготовится и принять участие в дискуссии. Будьте готовы к тому, что часть участников все рано не прочитает информацию, которую им прислали, поэтому будьте осторожны с вопросом о том читали или нет они присланную информацию. На этом этапе могут помочь следующие вопросы:

Что уже есть в компании по данному вопросу (информация, документы: например, разработанная стратегия компании и т. д.)
Какая существует документация/информация по теме?
Есть ли возможность провести анкетирование/опрос?
Какая базовая информация необходима участникам сессии? Кто и когда предоставит участникам и ведущему документы и другую информацию, которой необходимо обладать до начала сессии? В какой форме?

Подготовка к сессии фасилитации. Условия

Необходимо выяснить области обсуждения, на которые участники сессии могут реально повлиять. Кто может влиять из участников и в каком объеме на области обсуждения. Это рамки обсуждения, бюджет, количество участников. Что желательно не обсуждать на сессии.

На этом этапе могут помочь следующие вопросы:

Есть ли что-то, что нужно учесть/узнать заранее и подготовиться?
На какие организационные моменты/факторы группа не может повлиять?
Что уже делали для решения проблемы? Что получилось?
Какую информацию должны услышать участники, чтобы получить исчерпывающую информацию о финансовых и нефинансовых показателях компании в настоящий момент и в целевом положении?
Кто ее может представить? Сколько будет выступающих? В каком виде? Сколько времени для этого нужно?

Если мы до конца не выяснили ограничения на начале сессии, то они могут всплыть уже на самой сессии, когда она будет проводиться.

Подготовка к сессии фасилитации. Протокол

Есть ли корпоративные требования к протоколированию и записи результатов обсуждений? Насколько они гибкие?
В каком виде необходимо предоставить итоги сессии (может быть корпоративный шаблон)?

Помогает прояснение того, кем будут обработаны результаты и как будут использоваться в дальнейшем?

Подготовка к сессии фасилитации. Главный вопрос

Главный вопрос составляется совместно с заказчиком. Мы, как правило, предлагаем формулировки, которые потом обсуждаем с заказчиком.

Вопрос можно формулировать исходя из поставленных целей:

Какие действия будем предпринимать: что необходимо сделать, чтобы…
Сплотить команду: что мы, как команда можем сделать чтобы…
Какие разделы включаем в… : что должно входить в положение о мотивации, чтобы…
Как поймем, что… : каким должен быть корпоративный праздник, чтобы…
Повысить ответственность: что мы, как ответственные участники…

Мы обязательно разделяем цель на рациональную (выбрать приоритетные пути развития проекта, определить основные зоны риска проекта) и эмоциональную: повысить ответственность участников проекта, прийти к общему пониманию.

Вопрос может быть изменен в начале сессии участниками (для более точной формулировки или для более точного понимания обсуждаемого вопроса членами группы).

Подготовка к сессии фасилитации. Материалы и ресурсы

Ручки. Количество ручек по количеству участников плюс запасные. Убедитесь, что все ручки хорошо пишут.

Что-то для рук. Пластилин, мелкие мячики, маленькие мягкие игрушки и так далее. Не забудьте объяснить участникам, что они все это могут использовать по своему усмотрению.

Бейджи. В малых группах мы не используем. В больших группах готовим бейджи по количеству участников группы. Плюс нужно иметь запасные у себя. Попросите, чтобы участники сами написали маркерами на бейджиках свои имена (как хотят чтобы их называли). Это поможет одновременно запустить групповую динамику.

Скотч. Нужно предусмотреть малярную ленту. Мы пользуемся синим строительным скотчем. Это просто чудо! Он практически полностью подходит под цвет стены (если стена синяя) и отлично крепит ее к стене. Возьмите с собой прозрачный скотч. Он понадобиться для скрепления готовых групп карточек. Лучше будет если он будет со специальным устройством для отрезания скотча.

Подготовка к сессии фасилитации. Ошибки при подготовке к сессии

Вот краткий перечень аспектов, которые должны входить в чек – лист:

Есть точное подтверждение, что сессия необходима и проведены все необходимые интервью со спонсором
Выбрана дата, время и место встречи
Подготовлена аудитория, оборудование и решены все логистические вопросы
Четко определены цели встречи и ее результат. Выделены вопросы для обсуждения
Проведены все необходимые дополнительные встречи
Разработан и утвержден план встречи. Описаны все упражнения и промежуточные результаты этапов сессии. Утверждены временные параметры встречи. Согласовано выступление спонсора. Ясно кто будет открывать и закрывать встречу
Все необходимые материалы подготовлены, разосланы участникам сессии. Понятно кто будет собирать, распечатывать и распространять информацию, необходимую для проведения встречи
Утверждены участники сессии и учтены возможные особенности работы и взаимодействия членов этой группы

Более детально мы это описывем в разделе Вопросы и Ответы (FAQ)

Как создать чек-лист? Для начала работы с сервисом - Вам нужно зарегистрироваться. Это бесплатно и займет не более 2 минут. После этого Вы сможете быстро превратить все свои бумажные записи в электронные чек-листы (оцифровать их).

Для Вашего удобства - мы подготовили:

удобный визуальный конструктор, в котором уже есть готовый шаблон чек-листа. Вам нужно просто отредактировать его под свои нужды.
для новичков мы создали удобную, пошаговую инструкцию, с помощью которой Вы быстро справитесь!

Примеры чек-листов - Вы можете увидеть в "Категориях", которые расположены выше НАД этим текстом. Лучший способ НЕ забыть что то сделать - это составить удобный, красивый Чек-лист в режиме онлайн в интернете!

Вы можете использовать наш сервис с любых устройств:

с настольного компьютера
с мобильного телефона
с планшета

Ваши списки задач будут одинаково хорошо смотреться на ЛЮБОМ устройстве! Все делается через удобный веб-интерфейс, в интуитивно понятной форме!

Чек-лист – это список действий, проверок, мероприятий, который помогает проконтролировать практически любой процесс: будь то запуск какой-то машины или проверка работы дизайнера. Он помогает избежать ошибок в повторяющихся циклах действий, избавляет голову от лишней нагрузки, экономит время и помогает помнить обо всем. С чек-листом у вас всегда будет руководство, которое поможет сделать все правильно и максимально эффективно. Мы подготовили развернутую статью о чек-листах, в которой рассказываем как использовать такую форму самомотивации и контроля персонала.

Виды чек-листов

1. Сделай и проверь

Do-confirm используется для проверки своей или чужой работы опытными исполнителями.

2. Прочитай и сделай

Read-do – для новичков, которым пока не знаком такой инструмент.

Правила составления чек-листов

Чтобы составить грамотный чек-лист, важно соблюдать три правила:

Простота – важная составляющая успеха чек-листа. Одно действие – один пункт. Так проходить по списку задач проще.

Написать текст, вычитать на ошибки, разместить на сайте – это три отдельных действия и в чек-листе они будут в разных пунктах:

написать
вычитать
разместить

Не компануйте разные задачи в один пункт, даже если помимо работы с текстом есть дополнительные задачи.

Формат зависит от вида чек-листа: Do-confirm (сделай и проверь) или read-do (прочитай и сделай).

Пример сделай и проверь:

заказал буклеты
забрал
раздал промоутерам

Пример прочитай и сделай:

закажи буклеты
забери
раздай промоутерам

Если нужно больше пунктов, значит, задача сложная и многосоставная, разбейте ее на мелкие подзадачи и для каждой из них сделайте свой чек-лист.

2-5 слов на один пункт.

На упрощенном примере:

взял бутылку с лимонадом из холодильника
открыл
выпил

Можно указать основные моменты, для крупных задач лучше создавать свои чек-листы.

Для одной важной задачи свой цвет.

нашел, у кого заказать
заказал
согласовал
забрал

отдал Даше
отдал Сергею
отдал Ване

Так чек-лист становится более понятным и логичным

Так выполнение задач будет точно попадать в дедлайны.

Функции чек-листов

Чек-листы могут использовать при решении любых задач: бытовых или рабочих.

Область применения

Чек-лист для сборов в отпуск (что взять и ничего не забыть):

купил билеты
забронировал номер
забронировал транспорт

документы
личные принадлежности
плейер
3 майки
плавки

Чек-лист для ежедневного выхода из дома:

кошелек
ключи от квартиры
ключи от машины
паспорт
визитница
гарнитура
телефон/плейер

Порядок действий по установки приложений

Подобный чек-лист очень актуально использовать для обучения пожилых родителей использованию компьютера. Желательно подкрепить его изображениями.

Используя чек-листы в быту вы станете более организованным.

открыть CRM
посмотреть заказы в обработке
посмотреть доставленные
сделать сводную таблицу по эффективности и скорости доставки.

Проверить работу подрядчиков:

проверить почту
найти письмо от SEO-шника
посмотреть отчет
проверить метрику на посещаемость
дать обратную связь
оплатить работу

Примеры для жизни и работы:

Правила наоборот для проверки выполнения работы. Такой перечень поможет вспомнить о часто встречающихся ошибках. Его можно использовать для проверки работы подрядчиков.

Полезно использовать и в работе, и дома. Список приемов можно расширять, а заглядывая в такой чек-лист, вы будете черпать вдохновение, ничего не забудете и будете выполнять работу по дому или в офисе быстрее и качественнее.

Актуально использовать при выборе какого-то продукта или услуги. Этот чек-лист поможет при общении с менеджером по продажам, вы найдете лучший продукт, отвечающий важнейшим запросам.

Назначение чек-листов

Чек-листы применяются для трех целей:

Руководство к действию
Когда задача многосоставная и для ее достижения нужно выполнить несколько действий, чек-лист становится незаменимым инструментом, который помогает сконцентрироваться и ничего не забыть. Такие инструкции создаются для пошагового выполнения какого-то процесса, состоящего из нескольких пунктов.
Бытовые примеры:
- рецепт на клочке бумаги на кухне – чек-лист
- инструкция по сборке мебели – тоже чек-лист
Средство контроля
Когда нужно отследить выполнение каких-либо действий. В таких чек-листах последовательность, как правило, не имеет никакого значения. А вот сами пункты помогают ничего не забыть. Простой пример такого чек-листа – список покупок.
Инструмент мотивации
Любой чек-лист – это инструмент, который разбивает большую глобальную задачу на множество мелких. Говорят, большого слона нужно есть по кусочкам. Список задач – те самые кусочки.
С чек-листом пропадает страх перед глобальной задачей, подходит к ее разрешению легче, это не вызывает негатива.

Ситуативное использование

Чек-листы пригодятся для:

Выполнения комплексных задач. Это самые распространенные чек-листы. Применяются для описания шагов ведущих к достижению главной цели
Экстренных мер. Такие списки мероприятий используются в экстремальных ситуациях. Например, в авиации у пилотов есть чек-листы на разные случаи, в том числе критические: отказ одного из двигателей, заход на второй круг для посадки
Координации работы большой команды. Когда нужно объединить команду из незнакомых людей, например фрилансеров, для них актуально составить такой чек-лист. Каждый будет знать на каком этапе работ ему нужно вступать и что делать
Срочных действий. Когда дедлайн поджимает, To-Do листы становятся незаменимыми. Расстановка сроков на каждую задачу поможет не пропустить срок

Любой чек-лист полезен, особенно в тех случаях, когда задач непочатый край и нужно избавить себя от лишних мыслей. Последовательный список задач освободит оперативную память мозга для более важных задач.

Преимущества использования

Используя чек-листы, вы:

Повысите производительность труда. Вам не придется держать в голове второстепенные детали. Все задачи уже закреплены в чек-листе, нужно просто следовать привычному алгоритму действий, проверяя каждое действие
Снизите количество ошибок в работе. Двигаясь по плану, риски совершить ошибку минимальны. Они есть, но вероятность такого допущения значительно ниже, чем при работе без чек-листа
Будете легче передавать задачи сотрудникам. Можно делегировать целый пласт работ: просто скопируйте несколько пунктов в чек-листе и отдайте готовое техническое задание члену команды
Станете более дисциплинированным работником. Дисциплина, по своей сути, – регулярные действия, которые приносят результат. Чек-лист – тот самый алгоритм, который выработает порядок в делах
Упростите контроль выполнения задач. С четким алгоритмом проверять любую работу легко

Автоматизация и алгоритмизация рабочих процессов – путь к повышению эффективности и качества выполнения работ.

Коротко о главном

Чек-листы – полезный инструмент для любого человека в быту и на работе. Они упрощают работу, помогают систематизировать процессы и не забыть о важном. Берите на вооружение полезные техники и учитесь применять. Увидите, через несколько недель, без чек-листов жизнь будет не та.

Узелок на память, крестик на руке или стикер на мониторе – каждый из нас наверняка хоть раз в жизни пользовался каким-либо из этих методов, чтобы не забыть нечто важное. Сегодня, чтобы разгрузить свой мозг от запоминания десятков задач, люди все чаще применяют чек-листы. Они представляют собой некий список действий, выполнение которых нужно проверить. Упорядоченность пунктов помогает проще справляться с большими задачами, а благодаря современным технологиям чек-листы остаются у нас под рукой, где бы мы не находились.

В этой статье мы расскажем, где можно создать чек-лист, который поможет вам не только в личных делах, а и в работе – самостоятельной и командной.

Как создать чек-лист

Чек-листы несколько отличаются от обычных списков дел – to-do-листов. Последние зачастую составляются разово, ситуативно: это может быть план работы на день, список покупок или вещей, которые нужно взять с собой в командировку. Чек-листы позволяют не только проверить перечень задач, составленный для конкретного случая, – их можно использовать многократно, например, в качестве инструкции, чтобы избежать типичных ошибок при email-рассылке . Говоря в общем, контрольные списки используются для самых разнообразных целей:

проверка – когда проверяется сам факт выполнения задания;
построение последовательности процесса – для составления алгоритма, благодаря которому можно понять, куда двигаться дальше;
оценка – для определения соответствия необходимым параметрам;
мониторинг – для выявления каких-либо паттернов в определенных ситуациях.

При упоминании чек-листов обычно на ум приходит некий перечень, где можно отмечать галочкой (крестиком, кружочком) завершенные действия. Однако в зависимости от цели использования чек-листы могут иметь абсолютно разный внешний вид: помимо списка с чек-боксами, можно добавить проверку соответствия некоторому условию, шкалу оценки или поле, где можно записывать какие-либо значения.

Кроме этого, перед созданием чек-листа необходимо выбрать, какой тип больше подойдет для ваших нужд:

Read-Do (прочитай-сделай): список, в котором задачи выполняются шаг за шагом. Приступать к следующему пункту необходимо после выполнения предыдущего. Такой вариант подходит для новых задач, когда вы не совсем еще знакомы с процессом.
Do-Confirm (сделай-подтверди): более гибкий список, где можно выполнять задачи в произвольном порядке. Служит скорее для самоконтроля, что ничего не упущено.

Определившись со структурой и внешним видом чек-листа, возьмите на заметку несколько универсальных рекомендаций по его составлению.

Четкость формулировок. Суть задачи должна быть ясна любому исполнителю. Даже если вы планируете использовать чек-лист самостоятельно, лучше сразу делать конкретные описания, чем вспоминать, что вы имели ввиду под “Собрать все, что нужно для поездки”.
Простота и краткость. В то же время не стоит перегружать лишними деталями понятные задачи. Слишком длинный список может утомлять и вызывать желание побыстрее отметить все пункты, не особо задумываясь над качеством их выполнения.
Удобство структуры. Разбивайте большие задачи на меньшие, а похожие объединяйте в одну категорию. Придерживайтесь принципа “одна строка – одно задание”. Так вам не только будет проще ориентироваться в процессах, а и можно будет быстрее увидеть прогресс, что служит дополнительным фактором для мотивации.
Гибкость. Даже если вам кажется, что вы все учли, с течением времени может появиться необходимость добавить некие коррективы. Оставьте возможность легко вносить изменения в чек-лист.

При выборе программного обеспечения для создания чек-листа определитесь со своими ожиданиями. Нужны ли вам сложные структуры или будет достаточно простых списков? Необходимо ли участие других людей? Важны ли для вас функции напоминания и повторяющихся задач? На каком устройстве вы будете чаще всего использовать чек-лист, и что может вам дать бесплатная версия?

Может показаться, что при выборе сервиса для создания чек-листов сначала нужно создать чек-лист и отмечать в нем наличие необходимых функций у каждого из приложений:)

Чтобы облегчить ваш выбор, мы подготовили подборку, которая поможет определиться с оптимальным вариантом для составления to-do-списков и чек-листов.

Сервисы для создания чек-листов

Чек-лист и ничего больше

Один из самых простых и быстрых способов составить обычный проверочный список с чек-боксами – использовать специальные веб-сервисы. Эти сайты помогут вам легко создать чек-листы для любых целей с нуля или с помощью готовых макетов.

Скорее всего, вы найдете это название в топе выдачи Google по запросу “создать чек-лист”. Удобство конструктора заключается в возможности заполнять чек-листы неограниченное количество раз в онлайне и наглядно отслеживать выполнение с помощью прогресс-бара. Этот вариант прекрасно подходит для ситуаций, когда вы выполняете большое количество типичных задач, но при этом необходимо проконтролировать все их этапы.

При составлении чек-листа можно добавлять изображения к каждому пункту, вставлять кликабельные ссылки, оставлять комментарии и выбирать его тип: для личного, командного или публичного использования. При этом существует возможность брендировать список, добавив свой логотип или баннер . Созданный чек-лист можно хранить в облаке, скачивать в формате PDF и встраивать в другие сайты с помощью iframe. А если вы не знаете, с чего начать, используйте готовые шаблоны, которые предлагает “Чек-лист | Эксперт” для различных категорий.

Англоязычный аналог “Чек-лист | Эксперт”. С помощью этого ресурса также можно заполнять проверочные листы в онлайне, делиться ими с другими, встраивать в сайт и сохранять в виде файла. При оформлении чек-листа есть возможность добавлять баннер и объединять пункты в разделы для удобства заполнения.

Цифровой блокнот и карандаш

Возможно, вы настолько привыкли записывать список дел на листочке либо в ежедневнике, что даже используя смартфон или ПК, вам больше всего нравится делать записи в простом текстовом редакторе. Современные сервисы для создания заметок позволят вам подготовить максимально эффективные чек-листы, которые невозможно было бы сделать в бумажном виде.

Notion был разработан, чтобы собрать ваши дела в одном месте и освободить от необходимости работать с большим количеством программ и сервисов. Хаотичные заметки в текстовых редакторах, облачные сервисы, закладки в браузере, раздел “Сохраненные” в мессенджерах, жесткий диск ПК… – где еще у вас хранится информация? Объединив нужные данные в Notion, вы сможете не только составлять эффективные контрольные списки, а и полноценно управлять проектами и создавать базы знаний.

В приложении предусмотрено создание текстовых документов, таблиц, хранение веб-ссылок, фото, аудио- и видеоматериалов, карт и множества других видов контента. Возможность командной работы над проектами, интеграция с популярными сервисами (Google Drive, Figma, Twitter, Slack, Invision и др.) и большой набор шаблонов для ведения задач еще больше расширяют функциональность сервиса. На первый взгляд работа с Notion может показаться сложноватой, однако впоследствии она сможет заменить множество других инструментов: от закладок в браузере и офисного пакета программ до систем управления проектами.

Одно из самых популярных приложений для создания заметок поможет не только составить to-do-списки, а и сохранить нужную информацию в различных форматах. Вот далеко не полный перечень возможностей Evernote:

группировать записи в блокноты;
создавать напоминания;
добавлять медиафайлы;
делиться и обсуждать задачи с другими пользователями;
записывать аудио встречи;
сканировать документы;
сохранять веб-страницу как закладку и даже распознавать рукописный текст.

Увеличить эффективность работы можно с помощью интеграции с различными часто используемыми приложениями, среди которых Google Drive, Outlook, Salesforce и Slack.

Сервис также может похвастаться обширной коллекцией шаблонов чек-листов, которые пригодятся в работе, учебе и повседневной жизни.

“Ваш цифровой блокнот” – коротко и ясно. Именно так указано на главной странице веб-версии сервиса OneNote. Если вы привыкли к офисному пакету Microsoft, работа с интерфейсом приложения окажется для вас проще простого.

Сервис действительно напоминает электронную записную книжку: можно создавать разделы и страницы, делать заметки на полях и даже рисовать, как бы вы это делали в обычном блокноте. Правда, рукописный текст здесь не распознается, хотя поддерживается рукописный ввод. В OneNote предусмотрены широкие настройки для оформления внешнего вида заметок, работа с тегами и совместный доступ с другими участниками. К преимуществам цифровой версии ежедневника стоит добавить возможность вставлять в заметки файлы (в том числе онлайновые видео- и аудиокомментарии), сохранять веб-страницы и их фрагменты с помощью Web Clipper.

Этот пункт больше всех отличается от остальных в списке, так как Todo.txt – это не программа или приложение, а технология работы с задачами. Система Todo.txt предполагает создание простых файлов, с которыми можно работать как в обычном “Блокноте”, так и в различных специальных сервисах. Одни назовут его способом для минималистов, другие – для гиков.

Чтобы составить чек-лист, необходимо записать каждую задачу в отдельной строке текстового файла и сохранить его как todo.txt. При работе с таким форматом можно устанавливать приоритеты для задач, присваивать им теги и группировать в проекты, а также отмечать выполненные пункты. Для этого вам понадобятся только буквы алфавита и три символа: “@”, “+” и “х”. Вот и всё – никаких огромных раскрывающихся списков, десятков флажков и назойливых напоминаний. Кажется сложным и недостаточно наглядным? На самом деле этот метод имеет ряд преимуществ:

Планировщики задач

Разнообразие существующих сегодня программ планирования задач способно удовлетворить любого пользователя. Кто-то хочет простой интерфейс без излишеств для самостоятельной работы, кому-то нужен инструмент для хранения всех данных по проекту и полноценной работы с командой, а кого-то мотивирует геймификация внутри приложения. Плюсом большинства современных таск-менеджеров является синхронизация между устройствами, так что вы сможете работать со своими чек-листами где угодно.

Если вам нужен простой список дел на день, который всегда будет под рукой, воспользуйтесь кросс-платформенным сервисом To Do от Microsoft. Это приложение с удобным интерфейсом и минималистичным дизайном позволяет планировать задачи, делать их повторяющимися, разбивать на несколько этапов и распределять по категориям. Для любого задания можно установить напоминание, добавить заметку или прикрепить вложение. C помощью функции интеллектуальных подсказок To Do умеет анализировать ваши прошлые записи и рекомендовать распределение задач на основе времени, на которое они запланированы, и списков, к которым они относятся. Также вы можете делиться списками задач с другими пользователями и синхронизировать сервис с Outlook и Office 365.

Что касается самого создания задач, то набор функций здесь достаточно прост: вы можете объединять задания в списки, поручать выполнение другим пользователям, добавлять теги и комментарии. А вот создание подзадач доступно уже только в платной pro-версии. Однако если вам нужен планировщик для несложных задач, Remember The Milk станет вашим надежным помощником.

Эта платформа объединила в себе привлекательный минималистичный интерфейс и большинство самых необходимых функций при планировании задач. Вы можете устанавливать время для напоминаний, прикреплять к задачам метки, добавлять подзадачи и примечания, а также прикреплять файлы и работать над задачами совместно с близкими и коллегами. Any.do синхронизируется с “Google Календарем”, благодаря чему ваши события и задачи будут собраны в одном месте. К особенностям сервиса также относятся автоматическое распределение покупок по категориям, распознавание речи и простое жестовое управление в мобильных приложениях.

Еще один простой на первый взгляд менеджер задач, где реализован широкий набор как стандартных функций, так и продвинутых фишек. TickTick предлагает пользователям настройку времени уведомлений, объединение дел в списки, установление приоритетности, а также добавление подзадач, тегов и комментариев. Создание новых напоминаний происходит не только с помощью текстового набора или голосового ввода, а и с использованием писем из вашего электронного ящика.

Помимо этого, приятным бонусом станет “помидорный” таймер и возможность задавать локацию для уведомлений в бесплатной версии.

Если вам не нравятся помидоры, или вы не хотите выращивать digital-деревья, можете позаботиться о своей карме вместе с сервисом Todoist. Успешно выполняя задачи из списка, вы зарабатываете виртуальные очки в карму и тем самым наглядно оцениваете свою продуктивность.

В приложении можно создавать проекты, разбивать их на отдельные задачи и вести их совместно с командой. Большинство популярных функций – таких как напоминания, метки, приоритетность, загрузка файлов, комментарии и фильтры – доступны только в премиум-версии.

Программа, которая полюбилась пользователям за автоматическое составление списка заданий, к которым следует приступать далее. MyLifeOrganized позволяет выстраивать гибкие иерархии и создавать зависимости между действиями. Благодаря этому формируется дерево задач и система показывает отдельным списком следующие шаги. Такой подход особенно удобно использовать для чек-листов типа Read-Do, когда вы выполняете действия в определенном порядке.

Приложение не предусматривает работы совместно с другими пользователями, однако, благодаря широким возможностям для упорядочивания задач, а также функциям получения нотификаций по месту и времени, вы получите качественный инструмент для ведения собственных дел.

Другие

Сервисы Google

Сегодня Google-аккаунт есть практически у каждого, поэтому, чтобы создать простой чек-лист, не обязательно разбираться в интерфейсах новых программ. Это можно сделать с помощью знакомых всем инструментов.

Гугл-таблицы больше подойдут не для составления списка дел, а для проверки часто повторяющихся задач. Здесь удобно составлять некий алгоритм для контроля, который можно использовать много раз. Для этого вы можете копировать таблицу на отдельные листы или документы, либо каждый раз очищать столбец с чек-боксами и заполнять его заново.

Сервис имеет самый минимум необходимых возможностей для составления to-do-листа: группировка по спискам, разделение на подзадачи, установление даты и времени, а также настройка периодичности повторения. Создавать задания можно не только обычным вводом текста, а и с помощью писем из Gmail. Ваши задачи сразу добавляются в “Google Календарь”, который позволяет оптимально распределить планы.

Эстетика и вдохновение

Возможно, вас совсем не интересует куча продвинутых функций при создании чек-листа. Вы не планируете использовать его многократно, поэтому простой pdf-версии для печати будет достаточно. Вы хотите сделать список быстро и желательно красиво. В таком случае подойдут следующие решения.

Популярный инструмент, позволяющий создавать привлекательные графические материалы без привлечения дизайнера. Неважно, для каких целей вам понадобится чек-лист – для личных или рабочих – с помощью библиотеки шаблонов Canva вы легко создадите эффектный документ.

Сервис, позиционирующий себя как инструмент для создания инфографики. Как и большинство подобных онлайн-конструкторов, Venngage имеет множество шаблонов для графического дизайна, среди которых презентации, баннеры, диаграммы, отчеты, открытки, офферы и др. Среди всего этого изобилия вы найдете раздел с контрольными списками, где сможете создать свой красивый чек-лист для работы и повседневной жизни.

Что касается визуальной составляющей, этот сайт значительно уступает предыдущим двум пунктам. Однако здесь вы найдете много нестандартных форматов чек-листов: кроме привычных списков с пунктами “для галочки”, тут имеются интересные шаблоны для челленджей, трекеров привычек и ведения bullet journal. Зайдя в этот сервис для создания собственного контрольного списка, можно найти множество вдохновляющих идей для совсем других целей.

Итак, теперь вы знаете, на какие сервисы обратить внимание в зависимости от задач, которые вы планируете с помощью них решать. Попробуйте уже сейчас составить свой первый чек-лист и убедитесь на личном примере, насколько это удобный инструмент для самопроверки.

Читайте также: